Inrichting workflows

De Provincie Zuid-Holland (hierna ‘PZH’) heeft behoefte aan inrichtings- en adviesexpertise voor de inrichting van procesondersteuning in het zaaksysteem en het bestuurlijk besluitvormingssysteem (resp. in xxllnc Zaken (voorheen: zaaksysteem.nl) en Notubiz) als opvolger van bestaande workflows die in het huidige DMS zijn ingericht.

Programma Informatietransitie

PZH werkt sinds begin 2023 aan de Informatietransitie, een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component, dat alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders van PZH raakt.

Het programma Informatietransitie kent drie hoofdaandachtsgebieden:

• Duurzaam Digitaal Informatiebeheer. Het duurzaam op orde brengen van het informatiebeheer en alle daaraan gerelateerde ICT-middelen en processen. Ook het opschonen en kwalitatief verbeteren van de data en informatie is onderdeel van de scope.
• I-governance & I-control. PZH wil sturen op het data- en informatie-domein. Het programma ontwikkelt een ‘elegant’ besturings- en control-model (zonder overbodige bureaucratie). Het creëren van draagvlak in de PZH-organisatie voor dit onderwerp op alle niveaus is cruciaal voor het slagen van deze transitie. Het niet inrichten van besturing heeft geleid tot het verwateren van eerdere initiatieven in termen van basis op orde en opschonen. Niks doen is geen optie.
• Data-Gedreven Werken. Met de organisatie zetten we de volgende stap in volwassenheid: een uniform werkende PZH-organisatie. Thans kent PZH diverse initiatieven op het gebied van het data-gedreven werken. De Informatietransitie ontwikkelt de fundamentele basisrandvoorwaarden (op de gebieden: mens, technologie, processen, organisatie en data) om data-gedreven werken structureel in te richten en te borgen.

De Informatietransitie legt met het realiseren van deze doelen de inhoudelijke basis voor de digitale transformatie in de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.

Overtuigen door vanuit visie draagvlak te verwerven een heldere strategie te ontwikkelen en te vertalen naar uitvoering. Veel betrokkenheid vanuit de eigen organisatie is nodig omdat de genoemde aandachtsgebieden ook na afloop van het programma structureel aandacht en inzet nodig hebben.

Omschrijving van de opdracht

Onderdeel van de systeemaanpassingen zal een nieuw Document Management Systeem (DMS) zijn. Rondom het huidige DMS is momenteel een omvangrijke hoeveelheid maatwerk in gebruik, met name functionaliteit ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen, afhandeling van klachten en bezwaren, poststromen en publicatie van besluiten.

Om het huidige DMS mettertijd te kunnen uitzetten, is het noodzakelijk dat eerst deze procesondersteuning wordt vervangen en op een nieuw platform wordt ingericht. Bij deze vervanging wordt tegelijkertijd een verbeterslag toegepast, gericht op zowel rationalisatie als modernisering inclusief het vergroten van het gebruiksgemak.

Als aanpak voor het realiseren en implementeren van de procesondersteuning is de onderstaande fasering gekozen.

Inmiddels is de herontwerpfase (het verzamelen van user en non functional requirements) afgerond, en is het platform geselecteerd waarop deze procesondersteuning zal worden ingericht, te weten: xxllnc Zaken en Notubiz. Beide systemen zijn overigens reeds binnen PZH beschikbaar en in gebruik.

Daarom wordt nu capaciteit gezocht om, in samenwerking met het projectteam, de inrichting van deze platforms conform requirements te verzorgen, waarbij een agile aanpak (in sprints) voor de hand ligt.

Gezien de scope van de procesondersteuning en de hoeveelheid requirements wordt op dit moment ingeschat dat voor de inrichting ervan op het nieuwe platform 3 specialisten gedurende 5 maanden nodig zijn: 2 inrichters voor xxllnc Zaken en 1 inrichter voor Notubiz.

Na afronding van de inrichtingsfase volgt de uitrol naar de gebruikersorganisatie en de overdracht naar de PZH-beheerorganisatie. Voor dit laatste is ook vanuit de gevraagde capaciteit ondersteuning nodig (documentatie, kennisoverdracht, etc.).

Beschrijving procesondersteuning

• Rechtsbescherming (ondersteuning van bezwaar- en klachtenproces)
  • Knelpunten: huidige werkwijze is sterk afhankelijk van handmatige handelingen en losse tools zoals Excel, Adobe, Outlook en iDMS. Er is geen eenduidige taakroutering. Informatie wordt op meerdere plekken opgeslagen. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatische dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, digitale ondertekening, taakroutering en inzicht in status via dashboards/rapportages.
• Besluiten (ondersteuning besluitenproces)
  • Knelpunten: omslachtige documentselectie, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, documenten kunnen niet aangepast worden verder in het proces, integratie met andere platformen is mager of handmatig. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers, werken mogelijk vanaf mobiele devices, overzicht relevante informatie t.a.v. besluitvoorstel, overzicht en inzicht over status van besluitvoorstel, historisch en actueel overzicht van de werkvoorraad.
• Informatieve brief (accorderen en versturen van correspondentie gericht aan externe partij)
  • Knelpunten: verschillen in werkwijze (ondanks dezelfde procesondersteuning), workflows kunnen spontaan verloren gaan, lange wachttijden door systeemtechnische handelingen, brieven kunnen niet aangepast worden door de tekenbevoegde. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: dossiervorming, geïntegreerd berichtenverkeer, meer mogelijkheden met betrekking tot device- en locatieonafhankelijk werken, het kunnen voorstellen van wijzigingen of zelf wijzigingen kunnen aanbrengen, ontvangen van notificaties bij status-updates van de brief, taken alleen kunnen toewijzen aan bevoegde of relevante medewerkers.
• Postverzending (uitgaande post verzenden)
  • Knelpunten: ontbreken van een betrouwbare verzendadministratie, inefficiënt gebruik van systemen en gebrek aan uniformiteit, handmatige controle op volledigheid. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: kunnen zien of een brief is verzonden, digitale track & check zodat verzonden brieven traceerbaar zijn, eenduidige werkwijze voor digitale en fysieke verzending, controle op adreskwaliteit en gegenereerde etiketten, beveiligde verzending voor vertrouwelijke brieven, koppeling aan dossiervorming.
• Inkomende post (inkomende post scannen, metadateren en routeren)
  • Knelpunten: veel handmatige stappen, vertrouwelijke post vereist aparte verwerking, export naar dossier na het scannen is foutgevoelig en vergt specialistische kennis, beperkte automatische verrijking met metadata of OCR, gebrek aan overzicht bij routering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: post automatisch toekennen aan proces, automatisch NAW-gegevens en kenmerken herkennen en toekennen, inzicht in routering.
• Publicatie (van besluiten in het kader van de Woo)
  • Knelpunten: verweven met het besluitenproces, onduidelijke verantwoordelijkheden, verouderde weglaksoftware, samenvatting handmatig opstellen, handmatige metadatering. Belangrijkste requirements voor de nieuwe oplossing die hieruit voortkomen zijn: automatisch samenvatten en metadateren, toevoegen zienswijze in procesondersteuning en accordering en bewaking van termijnen.

Deze uitvraag betreft de verwerving van capaciteit vanuit één of meerdere partijen die capaciteit kunnen leveren aan PZH voor de inrichting van de procesondersteuning in xxllnc Zaken en Notubiz. Partijen kunnen capaciteit voor de inrichting van één van beide platforms aanbieden, of voor beide platforms. Het gaat hier dus om een reguliere inhuuropdracht waarbij het denkbaar is dat PZH voor elk van de gevraagde rollen een kandidaat van verschillende partijen aantrekt, en derhalve met meerdere partijen een overeenkomst zal afsluiten voor het afnemen van capaciteit.

We zoeken kandidaten die de inrichting van bovengenoemde werkpakketten kunnen realiseren (grotendeels in xxllnc Zaken, en voor het resterend deel in Notubiz). Zoals eerder aangegeven denken we daarbij aan de volgende inzet: 2 kandidaten met de gevraagde kennis en ervaring met xxllnc Zaken en 1 kandidaat met de gevraagde kennis en ervaring met Notubiz. Kandidaten die kennis en ervaring hebben met beide platforms kunnen vanzelfsprekend ook worden aangeboden.

Dit krijgt vorm middels de onderstaande rollen:

• Senior inrichtingsspecialist xxllncc Zaken
  • Spilfunctie die oog heeft voor de bestaande inrichtingen en producten op een of beide platforms zoals deze binnen PZH in gebruik zijn
  • Zorgt voor aansluiting op de bestaande architectuuromgeving van PZH bij de gevraagde inrichting, en maakt zich deze bestaande omgeving snel eigen
  • Treedt aansturend en coordinerend op richting de andere inrichter(s)
  • Is adviserend op gebied van inrichtingskeuzes
  • Draagt ook bij aan de inrichting
  • Coördineert testwerkzaamheden op basis van een gestructureerde testmethodiek
  • Coördineert de inrichting van koppelingen via het integratieplatform (enable-U)
• Medior inrichter xxllnc Zaken
  • Inrichten en configureren van zaaktypen in xxllnc
  • Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
  • Documentatie en overdracht aan interne teams
• Inrichter Notubiz
  • Inrichten en configureren van besluitvorming in NotuBiz
  • Testen en implementeren van nieuwe functionaliteiten
  • Documentatie en overdracht aan interne teams

Plaats tewerkstelling Provincie Zuid-Holland, standplaats Den Haag

Gemiddeld aantal uren per week Gemiddeld 32-36 uren per week

Beoogde einddatum van de opdracht Einddatum is gesteld op 30-06-2026. Inzet die binnen de looptijd is gestart kan langer doorlopen en dient afgerond te worden.