Omschrijving
De gemeente Raalte, in samenwerking met de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe (DOWR), voert de implementatie van het digitaal dienstverleningsplatform Podium D uit. In dat kader is voor de componenten D-zaak en D-formulieren behoefte aan concrete uitvoerende capaciteit voor het inrichten van zaaktypen in I-Navigator (VIND-IM) en het ontwerpen en implementeren van digitale formulieren. De opdracht bouwt voort op reeds uitgevoerd ontwerpwerk binnen DOWR en richt zich op vooraf geselecteerde zaaktypen en formulieren die aansluiten op gemeentelijke werkprocessen en geldende richtlijnen, inclusief de vereisten die voortvloeien uit de nieuwe Archiefwet en selectielijsten.
De opdrachtnemer voert analyse- en ontwerpwerk uit ten behoeve van zaaktypen en digitale formulieren, stemt keuzes af met proceseigenaren, gebruikers, functioneel beheer en DOWR-collega’s, en faciliteert de acceptatie- en implementatiefase.
Werkzaamheden
Specifieke werkzaamheden omvatten onder meer:
- Analyseren van processen en informatiebehoeften met proceseigenaren, gebruikers en Informatiebeheer.
- Ontwerpen en uitwerken van zaaktypen op basis van VIND-IM, inclusief resultaten, metadata en bewaartermijnen conform geldende kaders.
- Vastleggen van lokale keuzes en beheerafspraken op DOWR-niveau; voorbereiden en begeleiden van overdracht voor inrichting in de zaaktypecatalogus en het zaaksysteem.
- Inventariseren van eisen voor te vervangen digitale formulieren, opstellen van functionele ontwerpen volgens vastgestelde richtlijnen, uitvoeren van acceptatietesten en vastleggen van bevindingen.
- Begeleiden van de implementatie van formulieren richting proceseigenaren en gebruikers en afstemming verzorgen zodat formulieren vindbaar en gebruiksklaar zijn via het publieke kanaal.
Resultaten
Op te leveren resultaten:
- Beheerafspraken voor het inrichten van zaaktypen op DOWR-niveau.
- Ingericht en gedocumenteerd overzicht van bestaande, gewijzigde en nieuwe zaaktypen in VIND-IM en het nieuwe zaaksysteem, inclusief archief- en selectiedocumentatie.
- Functionele ontwerpen van digitale formulieren, vastgelegde test- en acceptatiebevindingen en overdracht van de opgeleverde formulieren voor productieplaatsing.
- Helder gedocumenteerde lokale keuzes en overdrachtsdocumenten voor functioneel beheer en beheerders.
De werkzaamheden zijn primair uitvoerend en vinden in nauwe samenwerking met medewerkers van Raalte en DOWR plaats. De opdrachtnemer levert duidelijke documentatie en overdracht aan het einde van de opdracht.
Werklocatie
- Hybride werken mogelijk: Ja
Eisen
- Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires)
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar in de rol van zaakinrichter of informatiebeheerder met het inrichten van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen
- Aantoonbare werkervaring met I-Navigator (VIND-IM) en het inrichten van zaaktypen in de afgelopen 5 jaar
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van zaakinrichter of vergelijkbare rol met concrete opdrachten omtrent inrichting van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen
- Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen, testen en implementeren van digitale formulieren, inclusief het uitvoeren van acceptatietesten, in minimaal 1 opdracht in de afgelopen 5 jaar
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau
- Aantoonbare werkervaring in het faciliteren van besluitvorming en het afstemmen van ontwerpkeuzes met proceseigenaren, functioneel beheer en samenwerkingspartners
- Competenties
- Communicatie
- Analytisch vermogen
- Resultaatgerichtheid
- Besluitvaardigheid
- Samenwerken
- Nauwkeurigheid
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
