Financieel-bouwkundig adviseur Bibliotheek

In het centrum van Hilversum wordt een nieuwe bibliotheek gerealiseerd voor de inwoners van de nieuwe gemeente. In de bibliotheek worden ook een aantal culturele en maatschappelijke organisaties gehuisvest.

De bibliotheek bevindt zich nu midden in de fase van verbouwing van de nieuwe locatie, het voorbereiden van de vernieuwde exploitatie voor een brede bibliotheekfunctie met een media component en een nog verdere verbreding en samenwerking met diverse maatschappelijke en culturele partijen in de stad.

De ontwikkeling van de nieuwe locatie vindt plaats door Bibliotheek Hilversum, onder leiding van de directie en Raad van Toezicht. Hiervoor hebben zij een bouwteam geformeerd. De gemeente heeft een kaderstellende- en subsidie verlenende rol en is ook borgsteller van de benodigde financiële investering.

De realisatie van de bibliotheek met een breed profiel in een bestaand pand is een complexe verbouwing, waarbij veel ontwikkelingen tegelijkertijd spelen. Recent is gebleken dat de business-case m.b.t de investering en toekomstige exploitatie (programma en organisatie), de sturing op de bouwkundige realisatie, en het omgevingsmanagement ontoereikend is. Daarnaast is ook uitloop in budget en tijd aan de orde. Om die reden wil de gemeente twee aanvullende adviseurs aantrekken tot de oplevering van de nieuwe bibliotheek en de start van de nieuwe exploitatie, zodat de bibliotheek weer voldoende grip en regie krijgt op de genoemde onderwerpen.

Deze opdracht maakt onderdeel uit van een bredere ondersteuning van de realisatie van de nieuwe Bibliotheek Hilversum. Naast deze opdracht zet de gemeente een tweede adviseur in met een organisatorisch en inhoudelijk profiel. Van de adviseur wordt verwacht dat hij of zij afstemt en samenwerkt met deze adviseur om te komen tot een integraal beeld en advisering van de financiële, bouwkundige, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen rondom de nieuwe bibliotheek.

Taken en verantwoordelijkheden

De adviseur controleert de financiële prognoses van de investering en de (toekomstige) exploitatie. Daarvoor moeten aan de gemeente overlegde financiële stukken zoals de businesscase financieel worden doorgelicht waarbij ook de haalbaarheid opnieuw dient te worden getoetst (secundaire toetsing):

• Toetsing van investeringsbudget en risico’s en of uitgaven passen binnen de goedgekeurde plannen en budgetten. De adviseur begeleidt de bibliotheek inzake de risicobeheersing en adviseert over de benodigde maatregelen en rapporteert hierover aan de gemeente.
• Toetsing van de financiële haalbaarheid van ramingen ten aanzien van de toekomstige exploitatie (in afstemming met de inhoudelijk adviseur), de investering, de liquiditeit en het werkkapitaal. Waar nodig te adviseren over bijstellingen en/of te maken keuzes. Daarbij ook aandacht te hebben voor de inrichting en inventaris, deze dient deze aan te sluiten bij en bij te dragen aan de verhuurfunctie van de bibliotheek (o.a. verwachtingen van potentiële huurders).
• Signaleren en adviseren van afwijkingen, risico’s en financiële knelpunten. Als aanvullende financiering nodig blijkt, dient de onderbouwing gedegen en duurzaam te zijn.
• Tevens controleren of subsidies financieel rechtmatig en doelmatig worden besteed.
• Nagaan of financiële processen voldoen aan wet- en regelgeving zoals subsidie beschikkingen, borgstellingen en staatssteun.
• De adviseur begeleidt de bibliotheek bij het aantrekken van de nog benodigde externe financiering onder meer door gesprekken met banken.
• De adviseur controleert en begeleidt de bibliotheek bij de realisatie van de verbouwing en inrichting van de nieuwe bibliotheek op voortgang, afwijkingen en financieel risico en heeft daarbij ook aandacht voor het volgende:
  • Ten aanzien van de nog door de bibliotheek te maken bouwkundige keuzes: deze dienen z.s.m. te worden gemaakt. Eventuele geschillen met de aannemer dienen te worden opgelost door bibliotheek. De adviseur begeleidt de bibliotheek hierin.
  • Ten aanzien van de planning van de bouwkundige werkzaamheden dient het belang van de omliggende ondernemers/winkeliers te worden meegewogen. Dit om de overlast door de verbouwing zoveel mogelijk te beperken.

Rolverdeling

De adviseur adviseert en rapporteert elke twee weken of vaker formeel aan het college via de wethouder Cultuur als portefeuillehouder en de aangewezen ambtelijke contactpersonen.

De adviseur adviseert de directie en Raad van Toezicht van de bibliotheek en ondersteunt hen in het maken van keuzes. Waar relevant vindt dit plaats in samenhang met de advisering door de andere voor deze opdracht ingezette adviseur.

De bouwbegeleiding, budgetbewaking, risicobeheersing, algehele sturing op het bouwproces en het omgevingsmanagement blijft belegd bij het bouwteam o.l.v. directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.

De (toekomstige) exploitatie en programmering blijft belegd bij de directie en onder eindverantwoordelijkheid van de Raad van Toezicht van de bibliotheek.

Werklocatie

• Hybride werken mogelijk: ja