Omschrijving
De opdracht wordt uitgevoerd binnen het Domein Samenleving. Dit domein werkt dagelijks aan maatschappelijke opgaven die direct van betekenis zijn voor inwoners van Zoetermeer. Binnen Domein Samenleving vallen de onderdelen Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.
Je komt terecht in een brede en dynamische werkomgeving waar veel verschillende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samenkomen. De domeinsecretaresses spelen hierin een belangrijke ondersteunende en verbindende rol. Zij zorgen ervoor dat afdelingshoofden en teammanagers hun werk goed kunnen doen en dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Daarbij wordt veel gewerkt vanuit een gezamenlijke mailbox en kunnen ook spoedeisende verzoeken tussendoor binnenkomen.
Als domeinsecretaresse werk je nauw samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving. Daarnaast is er een vaste secretaresse voor Vrije Tijd. Samen vormen jullie een ervaren secretariaat dat elkaar ondersteunt, werkzaamheden verdeelt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning van het management.
Je krijgt te maken met zowel reguliere secretariële ondersteuning als bestuurlijke en administratieve processen. Denk aan agendabeheer, voorbereiding van overleggen, notuleren, het bewaken van acties en termijnen, ondersteuning bij portefeuillehouder overleggen, correspondentie, klachten en praktische organisatie.
Als Domeinsecretaresse Domein Samenleving ondersteun je de afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Een groot deel van de werkzaamheden komt binnen via de gezamenlijke mailbox van het secretariaat; daar kunnen ook spoedeisende verzoeken tussen zitten.
Je werkt in een dynamische omgeving waarin regelmatig meerdere zaken tegelijk spelen. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere domeinsecretaresses en stem je werkzaamheden goed af. In deze functie krijg je te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen.
De belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers;
- Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken;
- Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen;
- Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs;
- Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken;
- Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten;
- Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen;
- Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten;
- Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken;
- Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.
De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk.
Eisen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Wensen
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met administratieve en/of bestuurlijke procesbewaking en daarbij gebruikte digitale systemen, waaronder iBabs en/of een vergelijkbaar digitaal vergader- of besluitvormingssysteem
- Aantoonbare werkervaring met het beheren van een centrale werkvoorraad van het secretariaat, waarbij kandidaat zelfstandig reguliere en spoedeisende verzoeken prioriteerde, uitzette en de opvolging bewaakte
- Competenties
- Plannen en organiseren: Houdt overzicht over meerdere werkzaamheden, organiseert efficiënt en bewaakt afspraken, acties en deadlines.
- Prioriteiten stellen: Schat goed in wat urgent is, schakelt snel bij spoedverzoeken en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
- Zelfstandigheid en initiatief: Werkt proactief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is zonder voortdurende aansturing.
- Nauwkeurig en zorgvuldig werken: Werkt accuraat en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens.
- Communicatieve vaardigheid: Communiceert helder en professioneel en stemt gemakkelijk af met leidinggevenden
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
.svg)
