Documentalist Informatiemanagement

Voor Rijkswaterstaat in Arnhem wordt gezocht naar een Documentalist voor het programma Ruimte voor de Rivier 2.0 (RvdR 2.0). In dat kader werken Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten samen aan een toekomstbestendig rivierengebied dat als systeem goed functioneert en meervoudig bruikbaar is.

Het uitvoeren van werkzaamheden op strategisch en uitvoerend niveau op het gebied van document- en informatiemanagement (DIM) t.b.v. het project Gelderse Poort. Het project bestaat uit ca. 15 personen en wordt aangestuurd door de Projectmanager. Onder het RvdR 2.0 Programma vallen, op dit moment, een aantal projecten waarvan de Gelderse Poort er één is. Deze moet gearchiveerd worden in CONNECT. Op dit moment vindt de archivering plaats op een SharePoint van de Provincie en op de P:/schijf. Het Programma RvdR 2.0 is ontwikkeling en mogelijk komen er op een later moment meerdere RvdR 2.0 projecten bij.

Werkzaamheden

• Inventariseren en inrichten van het projectarchief
  • Het inrichten, onderhouden en overdragen van het projectarchief voor de Gelderse Poort. Input hiervoor zijn de kaderdocumenten van Rijkswaterstaat.
  • Het opstellen en periodiek actualiseren van een werkwijze document- en informatiemanagement voor het project en de latere nog te starten projecten.
• Uitvoering
  • Het verwerken van post- en e-mailverwerking met als doel het project te laten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog).
  • De juiste informatie tijdig beschikbaar te stellen aan de juiste personen.
  • Het verzamelen en aanleveren van de juiste informatie t.b.v. de projectverantwoording aan de Manager Projectbeheersing.
  • Het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem.
  • Het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
  • Het coachen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
  • Het faciliteren en controleren van documentaire informatie-uitwisselingsprocessen tijdens de aanbestedingsfase.
  • Het gereed maken van het (digitale en papieren) archief ten behoeve van een aanstaande overdracht van het Documentbeheer.
  • Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
  • Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
  • Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document managementsysteem naar behoefte van de medewerkers.
  • Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot Documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
  • Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
  • Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
  • Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
  • Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het proces van LFB.
• Evaluatie
  • Het periodiek controleren van de kwaliteit van het projectarchief en met het verloop van de uitvoering van Documentbeheer en archiefvorming.
• Verbetering
  • Het uitbrengen van een SMART advies voor het maken van de juiste keuzes met betrekking tot DIM, zodat het Documentbeheer leidt tot een goed, geordend archief, dat de bedrijfsvoering ondersteunt en voldoet aan het RWS-beleid.
  • Het opstellen van een programmaplan en/of, indien nodig, van een verbeterplan aangaande document- en informatiemanagement. Het doel van het plan is het planmatig, effectief en duurzaam aanpakken van DIM en tekortkomingen of problemen in het Documentbeheer en de archiefvorming voorkomen, zodat een goed, geordend archief bereikt wordt.
  • Gevraagd of ongevraagd advies uitbrengen n.a.v. analyses die gedaan worden of gesprekken die de documentalist heeft. Dit kan gaan over het vervullen van de juiste behoefte van de collega's maar ook hoe we de collega's 'aangehaakt' houden.

Systemen en programma's

Binnen het project wordt gebruik gemaakt van de volgende programma's/systemen t.b.v. DIM: MS Office, SharePoint van Provincie Gelderland, SharePoint (Binnen RWS genaamd Connect). Nog niet geïmplementeerd.

Resultaat opdracht

Een projectarchief dat actueel, betrouwbaar en compleet is en welke conform de eisen van RWS wordt onderhouden. Dit houdt in: Een ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata). Het opstellen van actuele middelen voor het Documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Verantwoordelijkheid

De documentalist werkt zelfstandig en valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing van het project. De MPB van het Programma kan deze taak, indien nodig, delegeren naar één van de andere MPB binnen het Programma. De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van een resultaatverplichting.