Documentalist Archivering

Voor het project Circulaire Werf Duivelseiland bij Rijkswaterstaat zijn we op zoek naar een documentalist. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document managementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Taken

• het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties;
• het maken van rechtengroepen met unieke rechten;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
• het inrichten van werkomgevingen en datarooms en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata;
• managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.

Resultaat

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur.

Voor dit project gelden de kaders en richtlijnen van de Vernieuwingsprojecten, voorheen V&R.

Leiding

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.