Sluit over 6 dagen
Omschrijving
Voor het project Circulaire Werf Duivelseiland bij Rijkswaterstaat zijn we op zoek naar een documentalist. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project.
De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document managementsysteem. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Taken
- het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix;
- het verlenen en intrekken van autorisaties;
- het maken van rechtengroepen met unieke rechten;
- het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
- instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
- het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
- toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
- het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
- het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB;
- het inrichten van werkomgevingen en datarooms en het inhoudelijk migreren van de documenten en het updaten/invullen van de metadata;
- managen van documenten en informatiestromen, de coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.
Resultaat
- Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata.
- Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur.
Voor dit project gelden de kaders en richtlijnen van de Vernieuwingsprojecten, voorheen V&R.
Leiding
De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- De kandidaat is bereid om de dinsdag en/of woensdag op locatie te werken, ook als de locatie lastig bereikbaar is met het openbaar vervoer. De belangrijkste locatie is op dit moment RWS kantoor Westraven, in de toekomst mogelijk een kantoor te Rotterdam en/of de bouwkeet op Duivelseiland in Dordrecht.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
- Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
Wensen
- De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met rijk infrastructurele projecten.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- Competenties
- Analytisch denkvermogen; verbanden kunnen leggen
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
- Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren; de vraag achter de vraag kunnen achterhalen
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn; je weet wat er binnen de organisatie speelt
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren; je kan op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen
- Zelfontwikkeling; je leert van je omgeving en van situaties, en past dit toe op je werk
- Zelfstandigheid; je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Rijkswaterstaat (RWS)
