Omschrijving
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Werkzaamheden
- het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
- het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
- het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
- het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
- het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
- Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
- het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
- het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
Resultaten
- Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
- Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
Leiding Toezicht
Ja
Eisen
- Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
- Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
- Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.
- Je herkent jezelf in de volgende competenties/vaardigheden:
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen, didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn (weten wat er binnen de organisatie speelt)
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren (zelfstandig werk indelen en deadlines halen zonder stress)
- Zelfontwikkeling (leren van de omgeving en situaties, en dit toepassen in het werk)
- Zelfstandigheid (werk zelfstandig uitvoeren, initiatief nemen, collega's opzoeken indien nodig)
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten (omvang > €200 mln.).
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
Als specialist in interim opdrachten voor overheidsinstellingen hebben wij door de jaren heen een unieke expertise opgebouwd. Wij kennen de markt, begrijpen jouw ambities en weten precies hoe wij jouw talent kunnen matchen met de juiste organisaties.
Onze persoonlijke aanpak gaat verder dan alleen bemiddelen - wij investeren in langdurige partnerschappen en zorgen ervoor dat elke stap in jouw carrière goed doordacht en succesvol is.
Onze marge voor de dienstverlening is €2,50 van het afgesproken uurtarief.
Als ervaren recruitment partner nemen wij het volledige selectie- en administratieve proces voor onze rekening. Jij kunt je volledig concentreren op je vakgebied, terwijl wij zorgen voor optimale matchmaking en professionele begeleiding gedurende de hele opdracht.
Daarnaast houden wij de voortgang van lopende opdrachten nauwlettend in de gaten. Al voordat een opdracht afloopt, gaan wij proactief op zoek naar nieuwe mogelijkheden die aansluiten bij jouw expertise en ambities.
Blijf automatisch op de hoogte van relevante opdrachten door onze gerichte e-mail notificaties. Onze slimme matching zorgt ervoor dat je alleen opdrachten ontvangt die aansluiten bij jouw expertise, ervaring en voorkeuren.
Is deze opdracht iets voor jou?
Past jouw ambitie, kennis en talent bij deze opdracht? Schrijf in via de knop.
De opdracht is helaas niet meer beschikbaar
Maar er staan nog veel andere interessante opdrachten voor je klaar.
Vragen over de opdracht?
Neem contact op met onze opdracht adviseur via info@tentalent.nl, of via een van de kanalen hieronder.
Vragen over de opdracht?
Neem contact op met onze opdracht adviseur via info@tentalent.nl, of via een van de kanalen hieronder.
De opdracht is helaas niet meer beschikbaar
Maar er staan nog veel andere interessante opdrachten voor je klaar.
.png)
.svg){kind=logo}