Omschrijving
Voor het cluster Baggeren & Bergingen van Rijkswaterstaat zoeken wij een zelfstandige, proactieve en verbindende Clustercoördinator.
In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming.
De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving. Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team.
Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda's en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten. Deze werkzaamheden vormen een belangrijk onderdeel van de rol, maar vinden plaats binnen de bredere verantwoordelijkheid van clustercoördinatie en ondersteuning van het managementteam.
Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega's bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken. Je signaleert knelpunten en verbeterkansen en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team.
Werkzaamheden
- organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops
- beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager
- voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's
- opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken
- notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen
- opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten
- bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken
- actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten
- ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming
- opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties
- beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen
- ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie
- onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers
- toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie
- organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten
- signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan
- bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief
Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP.
Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken.
Standplaats
De standplaats voor het cluster Baggeren & Bergingen is Rotterdam, Kop van Zuid in kantoorgebouw Maastoren.
De vaste clusterdagen zijn dinsdag en donderdag. Op deze dagen wordt fysieke aanwezigheid op kantoor verwacht.
De overige werkdagen kunnen, afhankelijk van de werkzaamheden, in overleg hybride worden ingevuld. Incidenteel kan het voorkomen dat werkzaamheden plaatsvinden op project- en werklocaties binnen het werkgebied van het cluster langs de Nederlandse kust.
Eisen
- De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
- Aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
- Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
- Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
- Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
Wensen
- Plannen en organiseren.
- Proactiviteit.
- Accuratesse.
- Samenwerken.
- Bestuurlijke en organisatie sensitiviteit.
- Schriftelijke vaardigheid.
- Communicatieve vaardigheid.
- Flexibiliteit.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
