Omschrijving
Voor Rijkswaterstaat in Rotterdam (Maastoren, Kop van Zuid) is de opdracht gericht op een Clustercoördinator Baggeren & Bergingen.
Vaste kantoordagen: dinsdag en donderdag in Rotterdam. Overige werkdagen kunnen hybride worden ingevuld.
Het cluster Baggeren en Bergingen
Het cluster Baggeren en bergingen (ZD A BB) is een landelijk opererend team, dat wordt gecoördineerd vanuit Rijkswaterstaat dienst Zee en Delta.
Het reguliere werk betreft voornamelijk (zoute)vaarwegonderhoud voor zeevaartgeulen en havens langs de gehele Nederlandse kust uiteenlopend van de Eemsgeul tot aan de Westerschelde. De gebieden zijn ingedeeld in percelen en ondergebracht in ca. zeven verschillende contracten met diverse aannemers.
Onder vaarwegonderhoud wordt voornamelijk het (regelmatig) baggeren verstaan, met als doel de geul op diepte te houden en daarmee de bereikbaarheid voor scheepvaart te waarborgen.
Naast het vaarwegonderhoud staat het cluster ook gesteld voor (projectmatige) bergingen, met name wanneer de objecten een belemmering vormen voor de scheepvaart.
Het cluster bestaat uit circa 34 FTE, verdeeld over ongeveer 46 collega's die direct bij het team betrokken zijn.
De opdracht
De opdracht is primair gericht op coördinatie, projectondersteuning, verslaglegging, besluitvorming, informatiebeheer en ondersteuning van het managementteam.
In deze functie ben je de centrale spil binnen het cluster en ondersteun je de projectmanager, manager projectbeheersing en het Integraal Projectmanagementteam (IPM-team) bij de organisatie, coördinatie en beheersing van werkzaamheden, informatiestromen en besluitvorming.
De kern van de functie ligt in het creëren van overzicht, structuur en continuïteit binnen een dynamische projectomgeving.
Je zorgt ervoor dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten, informatie tijdig beschikbaar is, acties worden opgevolgd en het managementteam beschikt over de juiste informatie om te kunnen sturen en besluiten te nemen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het functioneren van het cluster en de ondersteuning van de projectmanager en het IPM-team.
Een belangrijk onderdeel van de functie bestaat uit het ondersteunen en faciliteren van de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen het cluster. Je organiseert en coördineert overleggen, bereidt agenda's en stukken voor, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van acties en besluiten.
Daarnaast ben je op de hoogte van wat er speelt binnen het cluster, leg je verbindingen tussen disciplines, bewaak je voortgang en ondersteun je collega's bij organisatorische, procedurele en procesmatige vraagstukken.
Je signaleert knelpunten en verbeterkansen en draagt actief bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkwijze binnen het team.
Werkzaamheden
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- organiseren, plannen en coördineren van overleggen, werksessies, bijeenkomsten en workshops;
- beheren van agenda's en ondersteunen bij de voorbereiding van afspraken van de projectmanager;
- voorbereiden van vergaderingen, verzamelen van input en opstellen van agenda's;
- opstellen, verspreiden en beheren van vergaderstukken;
- notuleren van complexe overleggen en opstellen van heldere verslagen;
- opstellen en beheren van actie- en besluitenlijsten;
- bewaken van acties, besluiten, deadlines en gemaakte afspraken;
- actief opvolgen van openstaande actiepunten en signaleren van knelpunten;
- ondersteunen van bestuurlijke en projectmatige besluitvorming;
- opstellen, redigeren en coördineren van memo's, nota's, opdrachtbrieven, rapportages en presentaties;
- beheren, structureren en toegankelijk houden van documenten en informatiestromen;
- ondersteunen bij periodieke voortgangsrapportages en managementinformatie;
- onderhouden van overzichten, registraties en clusterdossiers;
- toezien op een goede beschikbaarheid, vindbaarheid en ordening van documenten en projectinformatie;
- organiseren van clusterbijeenkomsten, kennissessies en teamactiviteiten;
- signaleren van verbeterkansen binnen werkprocessen en bijdragen aan de implementatie daarvan;
- bijdragen aan een professioneel, volledig en toegankelijk projectarchief.
Bij de uitvoering van de werkzaamheden maak je gebruik van de binnen Rijkswaterstaat toegepaste systemen en informatieomgevingen, zoals Microsoft 365, SharePoint/Connect, Relatics/GRIP.
Je bent zichtbaar aanwezig binnen het cluster en fungeert als aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken.
Zelfstandigheid en leiding
Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat werkzaamheden grotendeels zelfstandig worden uitgevoerd.
De kandidaat is in staat om werkzaamheden te organiseren, prioriteiten te stellen, zelfstandig initiatief te nemen en tijdig afstemming te zoeken waar nodig.
De Clustercoördinator fungeert als centraal aanspreekpunt voor organisatorische, procedurele en informatieve vraagstukken binnen het cluster en levert een actieve bijdrage aan de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van overleg- en besluitvormingsprocessen.
De Clustercoördinator ontvangt functionele aansturing van de projectmanager en manager projectbeheersing van het cluster Baggeren & Bergingen. Daarnaast wordt nauw samengewerkt met de projectondersteuner en overige leden van het IPM-team.
Eisen
- De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals bestuurskunde, bedrijfskunde, communicatie, managementondersteuning, organisatiekunde of vergelijkbaar.
- De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectsecretaris, clustercoördinator, projectcoördinator of vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring binnen een complexe project- of programmaorganisatie met meerdere disciplines, stakeholders en besluitvormingslijnen.
- De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en ondersteunen van complexe overleggen, inclusief agenda- en stukkenvoorbereiding, verslaglegging, actiebewaking en besluitregistratie.
- De kandidaat beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en heeft aantoonbare ervaring met verslaglegging en het opstellen van project- en managementdocumenten.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en digitale document- en samenwerkingsomgevingen.
- De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projectmanagers, managementteams of multidisciplinaire projectteams waarbij verslaglegging, actiebewaking en besluitvorming een structureel onderdeel vormden van de functie.
- De kandidaat is beschikbaar op dinsdag en donderdag op locatie in Rotterdam.
Wensen
- De mate waarin de kandidaat beschikt over ervaring binnen Rijkswaterstaat, andere Rijksdiensten, ProRail of vergelijkbare publieke opdrachtgevers.
- De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het organiseren, voorbereiden, notuleren en opvolgen van complexe overleggen binnen bestuurlijke, management- of projectomgevingen: complexiteit van de omgeving, niveau van de overlegstructuren, zelfstandigheid van de kandidaat, kwaliteit van verslaglegging, bewaking van acties en besluiten.
- De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het opstellen, redigeren en coördineren van nota's, memo's, managementrapportages, voortgangsrapportages, presentaties en bestuurlijke stukken: kwaliteit van de voorbeelden, complexiteit van de documenten, mate van zelfstandigheid, bestuurlijke context.
- De mate waarin kandidaat met concrete voorbeelden aantoont zelfstandig regie te hebben gevoerd op acties, besluitvorming, informatiestromen, overlegstructuren en ondersteuning van management- of projectteams binnen een complexe bestuurlijke omgeving: initiatief, eigenaarschap, bestuurlijke sensitiviteit, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid, vermogen om zaken daadwerkelijk gerealiseerd te krijgen.
- Competenties
- Plannen en organiseren
- Pro activiteit
- Accuratesse
- Samenwerken
- Bestuurlijke sensitiviteit
- Organisatiesensitiviteit
- Schriftelijke vaardigheid
- Communicatieve vaardigheid
- Flexibiliteit
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
