Omschrijving
Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.
Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.
Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.
Werkzaamheden
De werkzaamheden richten zich op:
- Het opschonen en verwerken van fysieke archieven
- Het wegwerken van bestaande achterstanden
- Het voorkomen van nieuwe achterstanden
- Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden
- Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer
De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.
Het projectteam richt zich onder andere op:
Archiefachterstanden
- Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte
- Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots
- Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen
- Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers
Digitalisering
- Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering
- Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving
- Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken
Procesverbetering
- Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden
- Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen
- Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen
Rolverdeling
Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator
De senior medewerker is verantwoordelijk voor:
- Coördinatie van de projectwerkzaamheden
- Planning, voortgang en kwaliteitsbewaking
- Inhoudelijke archiefvraagstukken
- Verbetering van werkprocessen
- Begeleiding van de junior medewerker
- Afstemming met betrokken interne stakeholders
Junior Archiefmedewerker
De junior medewerker is verantwoordelijk voor:
- Uitvoering van archiefwerkzaamheden
- Ordenen en verwerken van dossiers
- Registreren en archiveren van documenten
- Digitaliseringswerkzaamheden
- Ondersteuning van de senior medewerker
Resultaten
De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer aan het einde van de opdrachtperiode:
- De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt
- De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt
- De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt
- Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze
- Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen
- De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken
Eisen
- Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV, archiefbeheer of direct vergelijkbaar
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior
- Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden, documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior
- Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van archiefachterstanden
- Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen archiefbeheer
- Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers
- Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de junior
- Beide kandidaten zijn uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 16 tot 24 uur gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
- Beide kandidaten zijn aantoonbaar bereid werkzaamheden grotendeels op locatie in Barneveld uit te voeren
- Competenties:
- Senior:
- Coördinerend vermogen
- Analytisch sterk
- Nauwkeurig
- Organisatiesensitief
- Resultaatgericht
- Coachend
- Junior:
- Nauwkeurig
- Gestructureerd
- Praktisch ingesteld
- Leergierig
- Betrouwbaar
- Samenwerkingsgericht
- Senior:
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van archiefachterstanden
- Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere overheidsorganisaties
- Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal werken
- De kandidaten beschrijven in een aparte toelichting hun kennis en werkervaring in relatie tot de opdracht. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
