Omschrijving
In de afdeling Samenleving werken beleid en uitvoering nauw met elkaar samen. De afdeling bestaat uit een team Beleid, dat bestaat uit alle beleidsadviseurs (op de gebieden jeugd, Wmo participatie, sport, gezondheid, onderwijs en nieuwkomers) en een team Uitvoering. Dit team bestaat uit consulenten Wmo, participatie en jeugd (frontoffice) en medewerkers die zijn belast met administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden (backoffice). In je rol als afdelingsondersteuner ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het Afdelingshoofd en de twee Teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Werkzaamheden
Samen in een team van ondersteuners zijn jullie verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld.
- Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen
- Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken
- Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov
- Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers en het afdelingshoofd en teamleiders:
- Afspraken plannen en organiseren, intern als extern en locatie regelen;
- Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën;
- Verzorgen van de projectenadministratie;
- Verzorgen van agenda's voor bestuurlijk overleg;
- Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega's en regelen laptop en telefoon
- Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz)
- Beleidsregels publiceren via Daadkracht
- Postverdeler Onegov
- Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten
- Administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media.
- Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunen van de subsidiecoördinator.
- Schema's maken en stukken leveren voor de accountantscontrole o.a. subsidieprogramma.
- Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.
- Het assisteren en ondersteunen op verschillende terreinen zoals het verzamelen van informatie, samenstellen van complexe (digitale) dossiers, het maken van overzichten, en voorstellen voor kwaliteitsverbetering binnen de afdeling daar waar het gaat om administratieve- en secretariële procedures en processen.
Eisen
- Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau. Dit moet blijken uit het cv.
- Kandidaat heeft minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het cv.
- De kandidaat is beschikbaar voor 28 uur per week.
Wensen
- Kandidaat is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.
- Competenties
- Planmatig werken
- Eigenaarschap
- Klantgerichtheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
