SharePoint Specialist Online

Saxion werkt aan de overgang van een traditionele fileshare (netwerkschijven) naar SharePoint Online binnen de Microsoft 365-omgeving, in samenhang met Teams. Tegelijkertijd wordt binnen de organisatie gewerkt met een gewijzigde organisatiestructuur. Dit vraagt om een heroverweging van de inrichting van SharePoint, de autorisaties en de wijze waarop informatie wordt opgeslagen, beheerd en toegankelijk wordt gemaakt. Voor dit specialistische vraagstuk zoekt Saxion een ervaren SharePoint-specialist die vanuit eigen expertise adviseert over de gewenste inrichting en de te volgen migratiestrategie. De opdracht richt zich op het opleveren van een concreet en gedragen advies, ontwerp en migratieplan waarmee Saxion de verdere migratie beheerst en gefaseerd kan uitvoeren.

Werkzaamheden

De opdrachtnemer wordt gevraagd om:

SharePoint-inrichting en rechtenmodel

• Het bestaande/voorgestelde SharePoint-ontwerp te beoordelen en hierover te adviseren.
• Het gewenste rechten- en autorisatiemodel uit te werken, waaronder de toepassing van rechten op siteniveau en waar nodig op lager niveau.
• Te adviseren over de inrichting van SharePoint-sites, documentbibliotheken en de samenhang met Teams.
• Voor- en nadelen van relevante inrichtingskeuzes inzichtelijk te maken.
• Rekening te houden met security, privacy, informatiebeheer, governance en beheerbaarheid.

Migratiestrategie

• Een passende strategie op te stellen voor de migratie van de bestaande fileshare naar SharePoint Online.
• Te adviseren over de selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden voorafgaand aan migratie.
• In overleg met de contentspecialisten van Saxion te adviseren over de gewenste bestemming van informatie, bijvoorbeeld SharePoint Libraries, Teams of andere informatie-/archieflocaties.
• Risico's, afhankelijkheden, randvoorwaarden en aandachtspunten voor de migratie inzichtelijk te maken.
• Te adviseren over de rol van eindgebruikers, contenteigenaren en andere betrokkenen in de migratie.

Advies en documentatie

• Het advies en ontwerp te vertalen naar heldere en bruikbare documentatie.
• De gemaakte keuzes en aanbevelingen toe te lichten aan de projectleider en relevante deskundigen.
• Waar nodig gedurende de looptijd van de opdracht te adviseren over concrete vraagstukken die rechtstreeks voortvloeien uit het opgestelde ontwerp en migratieplan.

Beoogd resultaat

De opdracht resulteert in een concreet en gedragen advies-, ontwerp- en migratieplan waarin minimaal zijn uitgewerkt:

• de gewenste SharePoint-inrichting;
• het rechten- en autorisatiemodel;
• de samenhang tussen SharePoint en Teams;
• de migratiestrategie voor de bestaande fileshare;
• uitgangspunten voor selectie, structurering en eventuele opschoning van bestanden;
• de mogelijke bestemmingen van verschillende typen informatie;
• aandachtspunten op het gebied van security, privacy, governance en informatiebeheer;
• de rol van eindgebruikers en contenteigenaren;
• relevante risico's, afhankelijkheden en randvoorwaarden;
• aanbevelingen voor de vervolgfase van de migratie.

Het resultaat wordt gedurende de opdracht afgestemd met de projectleider en relevante inhoudelijke deskundigen.

Wijze van uitvoering

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit vanuit de eigen specialistische expertise en bepaalt zelfstandig de aanpak en wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd. Afstemming met de opdrachtgever/projectleider vindt plaats op vooraf afgesproken momenten en is gericht op voortgang, inhoudelijke afstemming en het beschikbaar stellen van benodigde informatie. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden binnen de overeengekomen opdracht en inzet.

Locatie en middelen

De werkzaamheden worden hybride uitgevoerd. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan afstemming of overleg op locatie in Enschede en/of Deventer plaatsvinden. De opdrachtnemer maakt gebruik van eigen laptop, telefoon en overige voor de uitvoering benodigde middelen, voor zover dit binnen de beveiligings- en toegangsvoorwaarden van Saxion mogelijk is. De indeling van de werkzaamheden en werktijden wordt door de opdrachtnemer zelfstandig bepaald binnen de gemaakte resultaatafspraken en noodzakelijke overlegmomenten.

Voortgang en oplevering

De opdrachtnemer rapporteert op hoofdlijnen over de voortgang en bespreekt eventuele risico's, afhankelijkheden en benodigde keuzes met de opdrachtgever. De opdracht wordt afgerond met oplevering van de overeengekomen advies-, ontwerp- en migratiedocumentatie en de bijbehorende toelichting aan de opdrachtgever.