Senior Projectleider Inkoopsysteem

De opdracht voor deze Senior Projectleider is om voorstellen te doen voor de scope van een nieuw inkoopsysteem, daarbij voor- en tegens in kaart te brengen, requirments ophalen bij de (toekomstige) gebruikers en vervolgens processturing te geven aan de voorbereiding van de aanbesteding, de aanbesteding, inrichting en implementatie van een nieuw inkoopsysteem waarbij hij/zij de opdrachtgever team inkoop, de toekomstig (functioneel) beheerder en overige stakeholders goed betrekt.

Er wordt een projectleider gezocht die samen met een team de opdracht uitvoert en een plan opstelt waaruit blijkt welke acties noodzakelijk zijn, op welk moment die kunnen worden uitgevoerd, wie daartoe aan zet is en welke eventuele kosten met die actie samenhangen.

Werkzaamheden

• communicatie met stakeholders;
• organiseren van betrokkenheid van de eindgebruikers;
• projectbewaking en -sturing op tijd, geld, kwaliteit en scope;
• aansturing van het projectteam;
• organiseren van project- en stuurgroep overleg;
• opstellen van project- en stuurgroep verslagen.

Wij zoeken één kandidaat als opdrachtnemer (aanspreekpunt). Tijdens de opdracht kunnen uitvoerende taken en rollen wel gedelegeerd/uitbesteed worden.

Projectteam

De opdrachtgever is de ambtelijke opdrachtgever inkoop (AOG). Voor de begeleiding van de Europese aanbesteding is een senior inkoper beschikbaar. Daarnaast is er vanuit team inkoop, I&A en Financiën inhoudelijke inbreng en is het van belang om ook inbreng vanuit de gebruikers organisatie te organiseren.

Context

De provincie Zuid-Holland (PZH) gebruikt een inkoopsysteem genaamd PINK ter ondersteuning van de inkoopprocessen en -activiteiten. Het inkoopsysteem bestaat uit de applicatie Proactis die de bestelling tot de factuurverwerking verzorgd en het contractbeheer (Proactis module Source to Pay, Proactis Bestelmodule, Proactis module Contractmanagement) en de applicatie Mercell die de module tenders (E-aanbesteden en DAS) en de Intakemodule levert. Beide applicaties hadden tot doel om een geïntegreerde oplossing te bieden.

De applicaties hebben een interactie met andere bedrijfsfuncties: IDMS (platform Content Server), Besluiten workflow (platform Content Server van OpenText), Topdesk, SmartDocuments, CODA financials, Datawarehouse, PowerBI, Tabulars, LIAS, You Force en Outlook Exchange.

De ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen hebben niet stilgestaan. Hierdoor zijn nieuwe inzichten en wensen voor het inkoopsysteem ontstaan. Het nieuwe inkoopsysteem zal meer moeten voldoen aan de organisatieontwikkelingen, de huidige tijd en gebruik moeten maken van de ontwikkelingen op het gebied van inkoopsystemen die er op dit moment in de markt aanwezig zijn.

Daarnaast is er de wens om het nieuwe inkooposysteem één geïntegreerd systeem te laten zijn met zo min mogelijk koppelingen, zo veel mogelijk data uitwisselingen en zo min mogelijk invoer van dezelfde data in verschillende systemen. Het huidige systeem kent hierin zijn beperkingen.

De provincie Zuid-Holland werkt opgave gericht waarbij de projectleider aangestuurd wordt door de ambtelijke opdrachtgever inkoop en input ophaalt bij toeleverende teams zoals Inkoop, I&A en financiën.

Producten

• Bepalen van de scope
• Bepalen van de aanbestedingsstrategie
• Gunning van contract met geselecteerde leveranciers
• Geimplementeerd en werkend inkoopsysteem Purchase to pay