Senior Bidmanager GT Print

Onder de noemer Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) heeft VNG Realisatie voor gemeenten een raamovereenkomst gesloten met vier leveranciers voor de levering van printdiensten voor de kantooromgeving. Deze raamovereenkomst loopt binnenkort van rechtswege af, waardoor een nieuwe aanbesteding wordt voorbereid.

Op basis van de in 2025 uitgevoerde inventarisatie onder deelnemende gemeenten en marktpartijen is een concept-verwervingsstrategie opgesteld. De opdracht richt zich op het zelfstandig realiseren van de opvolgende collectieve aanbesteding.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het zelfstandig realiseren van de verwervingsstrategie en de aanbesteding voor de opvolger van GT Print. De opdracht omvat het voorbereiden en uitvoeren van marktconsultaties, het opstellen van de aanbestedingsdocumentatie en het realiseren van een zorgvuldig aanbestedingsproces tot en met de gunning en overdracht.

Afstemming vindt plaats met de programmamanager GT, projectleiding en overige betrokken stakeholders, waarbij de opdrachtnemer zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering en oplevering van de overeengekomen resultaten.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Het zelfstandig opstellen en opleveren van een verwervingsstrategie voor de opvolger van GT Print.
• Het voorbereiden, uitvoeren en verwerken van marktconsultaties en het vertalen van de resultaten naar de aanbestedingsstrategie.
• Het opstellen en opleveren van de aanbestedingsdocumentatie, waaronder de aanbestedingsleidraad, het programma van eisen, de conceptovereenkomst en overige aanbestedingsstukken.
• Het adviseren over passende aanbestedings-, inkoop- en contractvormen ter ondersteuning van de opdracht.
• Het zelfstandig realiseren en coördineren van het aanbestedingstraject, inclusief voorbereiding, publicatie, beoordeling, gunning en overdracht.

Resultaat van de opdracht

• Een opgeleverde en gedragen verwervingsstrategie voor de opvolger van GT Print.
• Opgeleverde algemene functionele beschrijvingen en een programma van eisen die aansluiten op de behoeften van de deelnemende gemeenten en de markt.
• Complete en kwalitatief hoogwaardige aanbestedingsdocumentatie, gereed voor publicatie.
• Een conform planning gerealiseerd aanbestedingsproces, inclusief voorbereiding, publicatie, beoordeling, gunning en overdracht.
• Een succesvol afgerond aanbestedingstraject met overdracht van de aanbestedingsresultaten aan de contractbeheerorganisatie.

Deliverables per kwartaal

• Q3-2026
  • Het beoordelen van de reeds opgestelde aanbestedingsstrategie;
  • Het opstellen van de aanbestedingsleidraad.
• Q4-2026
  • Opstellen van aanbestedingsdocumenten (conceptversie van het bestek (AFB's) en specificaties);
  • Ontwikkeling van evaluatiecriteria en beoordelingsmatrix;
  • Organiseren van informatiebijeenkomsten en het verstrekken van documentatie aan potentiële aanbieders.
• Q1-2027
  • Input (o.a opgehaald bij de potentiële deelnemers) voor de aanbestedingsdocumenten;
  • Het definitieve overzicht met potentiële deelnemers aan de collectieve aanbesteding;
  • Medewerking aan de beoordeling van de binnengekomen input op de AFB ronde(s).
• Q2-2027
  • Publicatie van de aanbestedingsdocumenten op relevante platforms;
  • Coördineren van vragen van leveranciers en het tijdig verstrekken van antwoorden;
  • Organiseren en faciliteren van evaluatiesessies met het beoordelingspanel;
  • Opstellen van scoreverslagen en evaluatierapporten.
• Q3-2027
  • Begeleiden van de selectieprocedure en communicatie met de winnende leverancier;
  • Ondersteuning bieden bij contractonderhandelingen en het opstellen van het contract;
  • Opstellen van een eindrapport met evaluatie van het aanbestedingsproces en aanbevelingen voor toekomstige aanbestedingen;
  • Organiseren van feedbacksessies met interne stakeholders en evaluatie van de lessons learned.