Senior Adviseur Financiële Functieontwikkeling

Inhoudelijke realisatie ontwikkellijnen Financiën & Control

Aanleiding

Binnen de organisatie wordt gewerkt aan de meerjarige doorontwikkeling van de financiële functie zoals verwoord in de ontwikkellijnen F&C (2026–2028). Deze ontwikkeling bestaat uit drie samenhangende fasen:

• Basis op orde en stabilisatie
• Vervanging financieel systeem en herinrichting administraties
• Toevoegen topmodules en verdere verdieping richting datagedreven sturing

Deze ontwikkeling vraagt om een samenhangende herijking van de administratieve inrichting, het financieel systeemlandschap en de informatievoorziening, zodat de financiële functie zich kan ontwikkelen naar een integrale, wendbare en data-gestuurde partner voor de organisatie. Om deze ontwikkeling inhoudelijk vorm te geven is behoefte aan een senior financieel professional die zowel inhoudelijk als procesmatig richting geeft aan de inrichting van administraties, de voorbereiding van systeemvervanging en het formuleren van eisen en ontwerpkeuzes.

Doelstelling

Het doel van de opdracht is het inhoudelijk ontwerpen en voorbereiden van een toekomstbestendige inrichting van de financiële functie en het financieel systeemlandschap, zodanig dat:

• administraties logisch, efficiënt en beheersbaar zijn ingericht
• stuurinformatie wordt verbeterd en beter aansluit bij management- en bestuurlijke behoeften
• processen minder handmatig en foutgevoelig worden
• integrale financiële sturing mogelijk wordt
• inzicht ontstaat in zowel kosten als dekkingsbronnen
• rechtmatigheid en beheersing worden versterkt
• de basis wordt gelegd voor verdere digitalisering en datagedreven werken
• het borgen van de financiële datakwaliteit volgens het PDCA‑principe

Het uiteindelijke doel is te komen tot een samenhangend financieel datamodel en administratieve inrichting dat de organisatie duurzaam ondersteunt.

Resultaten

De opdrachtnemer levert gedurende de opdracht in ieder geval de volgende resultaten op.

• Ontwerp integrale administratieve inrichting
  • Een samenhangend ontwerp voor de inrichting van de financiële administratie, inclusief:
    • kostenplaatsenstructuur
    • kostensoortenstructuur
    • dekkingsstructuur (inclusief subsidies en specifieke uitkeringen)
    • projectadministratie
    • inrichting voor Activity Based Costing (waar relevant, bijv. Bij bepalen kostendekkendheid van leges)
    • relatie tussen financiële administratie, taakvelden en managementinformatie
    • relatie met investeringen en activa
  • Inclusief onderbouwing van keuzes, ontwerpprincipes en impact op sturing en rapportages (toekomstige inrichting en structuur moet het maken van periodieke softclose mogelijk maken)
• Ontwerp subsidie- en dekkingsstructuur
  • Een voorstel voor de inrichting en beheersing van subsidies en specifieke uitkeringen, inclusief:
    • registratie en monitoring van subsidies
    • koppeling met projecten en verplichtingen
    • inzicht in cofinanciering
    • monitoring bestedingsvoorwaarden
    • rapportagebehoefte
    • risico’s en beheersmaatregelen
  • Doel is beter inzicht en beheersing van externe financieringsstromen
• Programma van eisen financieel systeem en aanverwante modules
  • Het opstellen en uitwerken van eisen en wensen voor:
    • nieuw financieel systeem
    • verplichtingenadministratie met voorafgaande goedkeuring
    • projectadministratie
    • rapportagefunctionaliteit
    • integrale administratie (kostenplaatsen + projecten + dekkingsstructuur + ABC-benadering)
    • ondersteuning van administratieve keten
  • Inclusief:
    • functionele eisen
    • procesmatige eisen
    • beheersing en autorisaties
    • rapportagebehoefte
    • eisen ten aanzien van datakwaliteit en integratie
• Inhoudelijke voorbereiding topmodules
  • Het inhoudelijk voorbereiden van de inrichting van modules zoals:
    • treasury
    • verzekeringen
    • BTW / BCF
    • activa en investeringen
    • verplichtingenadministratie
  • Met als uitgangspunt maximale integratie in het financieel systeem en minimale externe koppelingen
• Ontwerp administratieve keten
  • Een beschrijving en analyse van de administratieve flow van bron tot rapportage, inclusief:
    • rollen en verantwoordelijkheden
    • processtappen
    • knelpunten
    • verbetermogelijkheden
    • beheersmaatregelen
    • relatie met interne controle en rechtmatigheid
• Adviesdocument toekomstbestendige inrichting F&C
  • Een integraal advies waarin bovenstaande onderdelen samenkomen en waarin wordt beschreven:
    • ontwerpprincipes
    • keuzes en alternatieven
    • risico’s
    • implementatiestappen
    • randvoorwaarden
    • relatie met governance en interne beheersing

Werkprincipes

Bij de uitwerking worden in ieder geval de volgende principes gehanteerd:

• één bron van waarheid
• integraal sturen
• eenvoud boven maatwerk
• standaard tenzij
• minimale handmatige stappen
• maximale transparantie
• beheersbaarheid en rechtmatigheid
• toekomstbestendigheid

Verantwoordelijkheden

• De opdrachtnemer:
  • neemt inhoudelijk het voortouw in de ontwerpvraagstukken
  • jaagt discussies aan over inrichting en keuzes
  • werkt voorstellen uit en onderbouwt deze
  • betrekt relevante stakeholders binnen F&C en de organisatie
  • fungeert als inhoudelijk sparringpartner voor teamleider en programmamanager
  • bewaakt samenhang tussen verschillende ontwikkelsporen
  • draagt bij aan kennisoverdracht binnen het team

Afbakening

• De opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor:
  • formele besluitvorming
  • projectmanagement van de totale programmaorganisatie
  • implementatie van systemen
• Wel voor inhoudelijke voorbereiding en ontwerp

Positionering

• De opdrachtnemer werkt:
  • in opdracht van de teamleider F&C
  • in nauwe samenwerking met programmamanager F&C ontwikkeling
  • samen met financieel adviseurs en specialisten
  • in afstemming met concern control en I&A

Succesfactoren

• Succes van de opdracht wordt bepaald door:
  • gedragen ontwerpkeuzes
  • praktische toepasbaarheid
  • duidelijke onderbouwing
  • samenhang tussen administraties en sturing
  • realistische implementatiestappen
  • duidelijke relatie met bestuurlijke informatiebehoefte