Regisseur & Learning Specialist Projectmatig Werken

Gemeente Purmerend investeert in het professioneler sturen van de projecten in haar gemeente. Vanaf 2024 heeft de gemeente een leer- en ontwikkeltraject doorlopen, bestaande uit e-learning, trainingen, werksessies en de ontwikkeling van het handboek Projectmatig Werken. Dat traject is inmiddels afgerond.

Nu de basis is gelegd voor een eenduidige werkwijze met een eenduidig begrippenkader, verschuift de focus naar het samenspel van alle medewerkers om professioneel aan projecten te gaan en blijven werken.

Het ambassadeurstraject in fase 1 bleek te vrijblijvend om deze nieuwe werkwijze structureel in de lijn te borgen. Daardoor blijft de implementatiekracht beperkt en bestaat het risico dat projectmatig werken afhankelijk blijft van het enthousiasme van individuele medewerkers. Daarnaast blijkt dat opdrachtgevers, beheerders en onderdelen van de bedrijfsvoering nog onvoldoende toegerust zijn om hun rol binnen projectmatig werken structureel te kunnen vervullen. Hierdoor ontstaan verschillen in toepassing en ontbreekt consistentie in besluitvorming en kwaliteitsborging.

In fase 2 verschuift de focus van introductie naar volwassenwording: het versterken van opdrachtgeverschap, beheer en bedrijfsvoering als integraal onderdeel van Projectmatig Werken. Het doel van fase 2 is het borgen en doorontwikkelen van Projectmatig Werken als blijvende organisatiebrede manier van werken, in samenhang met structuur, governance, leren en ontwikkelen en leiderschap.

Hierdoor kan Purmerend de projectvoortgang, -kwaliteit en -samenwerking beter beheersen. Er is een goede balans nodig tussen het gewenste tempo en het absorptievermogen van de organisatie. De vervolgvraag is nu hoe deze werkwijze daadwerkelijk landt in de dagelijkse praktijk van projecten, in de sturing door de lijnorganisatie en in de leer- en ontwikkelstructuur van Purmerend.

De aanpak

Voor de integrale aanpak van de opdracht wordt gezocht naar de inzet van een Regisseur Projectmatig Werken en een Learning Specialist via een duo constructie.

• De overdracht (zodat e.e.a. zonder hulp van externen kan worden opgepakt) aan Purmerend wordt vanaf de start ingebouwd
• De inzet wordt aangepast volgens een front-heavy model: intensief starten, daarna gericht afbouwen.

De kern van de aangepaste aanpak is dat u Purmerend tijdelijk intensief helpt om projectmatig werken praktisch toe te passen, te versterken en overdraagbaar te maken. Deze aanpak sluit aan op de oorspronkelijk gewenste beweging: van introductie naar volwassenwording, waarbij projectmatig werken niet afhankelijk blijft van individuele enthousiastelingen, maar organisatiebreed verankerd raakt.

Een geïntegreerde implementatieaanpak

In deze aanpak werken de Regisseur Projectmatig Werken en de Learning Specialist intensief samen. Hun gezamenlijke inzet vormt één samenhangende implementatieaanpak.

De projectpraktijk levert namelijk continu signalen op. Die signalen worden zowel door de Regisseur Projectmatig Werken als de Learning Specialist opgepakt.

• ieder met een net iets andere focus, maar met een gedeeld doel
• opgevangen en vertaald naar onder meer betere opdrachtformulering, strakkere projectsturing en -beheersing, een aangescherpt handboek en formats én gerichte leerinterventies.

Daarmee wordt fase 2 een praktische borgingsaanpak waarin doen, leren, sturen en verbeteren gelijktijdig plaatsvinden en zo snel mogelijk naar een overdracht richting de lijnorganisatie wordt toegewerkt.

Prioritering en focus

Gelet op de korte duur van de opdracht, is het idee om enkele projecten te selecteren binnen het Ruimtelijk Domein en / of Bedrijfsvoering waar we gericht mee aan de slag gaan. Zij kunnen als inspiratie dienen voor overige projecten.

Vier stappen

Maand 1-2 - Analyse en planvorming
In beeld brengen waar Purmerend staat en welke interventies nodig zijn. Verkennen wie binnen de organisatie later eigenaarschap voor projectmatig werken kunnen overnemen.

Maand 3-4 - Projectmatig werken en leren ondersteunen
Projectmatig Werken toepassen in prioritaire projecten, gericht ondersteuning bieden en leerinterventies organiseren.

Maand 5 - Spiegelen en verbeteren
Praktijkervaringen spiegelen aan handboek, begrippenkader en gewenste werkwijze, handboek en formats aanpassen, leerinterventies verder toesnijden etc.

Maand 6 - Overdragen en borgen
Eigenaarschap overdragen aan de lijnorganisatie. Deze vier stappen lopen in de praktijk in elkaar over, maar zorgen wel voor richting en grip.

Rol Regisseur Projectmatig Werken

Deze rol is gericht op het laten landen van projectmatig werken in de dagelijkse projectpraktijk. De rol kijkt o.a. naar de opdrachtformulering, fasering, besluitvorming, beheersing, rolvastheid, sturing, eigenaarschap en toepassing van formats in geprioriteerde projecten. Hij begint met een analyse, stelt daarna een regieplan op en voert vervolgens alleen die werkzaamheden uit die passen binnen tijd, capaciteit en budget.

Stap 1 - Praktijkanalyse en regieplan

Voordat de regisseur volledig in de actiestand gaat, brengt hij scherp in beeld hoe projectmatig werken in de Purmerendse praktijk wordt toegepast. Hij onderzoekt onder meer:

• Welke projecten geschikt zijn als prioritaire casussen;
• Hoe projectopdrachten en fasebesluiten tot stand komen;
• Hoe GROTICK wordt toegepast;
• Waar besluitvorming plaatsvindt en stokt;
• Waar rollen tussen opdrachtgever, projectleider en teammanager (on)duidelijk zijn;
• Welke formats wel of niet werken;
• Waar projectleiders ondersteuning nodig hebben bij sturing op GROTICK;
• Welke projectinformatie de directie nodig heeft om beter te kunnen sturen.

Deze analyse komt mede tot stand op basis van de meest actuele volwassenheidsmeting, interviews en overige signalen uit de projectpraktijk.

Resultaat: een compacte praktijkanalyse en regieplan Projectmatig Werken, met daarin de prioritaire projecten, belangrijkste knelpunten, voorgestelde interventies, afhankelijkheden en overdrachtsroute.

Stap 2 - Projectmatig werken en leren ondersteunen

Na vaststelling van het regieplan voert de regisseur gerichte interventies uit in de projectpraktijk. Concreet gaat het om:

• Bijwonen van Project Start Ups en Project Follow Ups;
• Uitvoeren van GROTICK-checks;
• Toetsen en aanscherpen van projectopdrachten;
• Bespreken van go/no-go-momenten;
• Coachen van projectleiders en teammanagers;
• Ondersteunen bij heldere fasebesluiten;
• Aanscherpen van praktische formats;
• Ophalen van goede praktijkvoorbeelden o.a. voor de Sharepoint-pagina Projectmatig Werken.

De inzet is in de eerste periode proactief en sturend. De regisseur werkt niet afwachtend of uitsluitend op afroep, maar zoekt gericht de projectpraktijk op.

Resultaat: Projectmatig Werken wordt uniformer toegepast in geselecteerde projecten. Projectleiders en teammanagers krijgen praktische ondersteuning en nieuwe routines rond GROTICK, besluitvorming en voortgangssturing ontstaan.

Stap 3 - Spiegelen en verbeteren

De regisseur verzamelt signalen uit de praktijk en bespreekt deze periodiek met de learning specialist, de toekomstige eigenaars van Projectmatig Werken (indien bekend) en de opdrachtgever. Daarbij wordt gekeken naar:

• Welke onderdelen van het handboek goed landen;
• Welke begrippen nog verschillend worden geïnterpreteerd;
• Welke formats aanpassing vragen;
• Welke patronen zichtbaar zijn in projecten;
• Welke leerbehoeften hieruit volgen;
• Welke goede voorbeelden breder gedeeld kunnen worden;
• Welke verbeterpunten een eigenaar nodig hebben binnen Purmerend.

Resultaat: een werkbare verbetercyclus waarin praktijkervaringen worden gespiegeld aan het handboek en de sjablonen.

Stap 4 - Overdragen en borgen

Vanaf de start werkt de regisseur aan zijn/haar eigen overbodigheid. De regierol wordt stap voor stap overgedragen aan Purmerend. De regisseur draagt over aan potentiële eigenaars aangedragen en/of goedgekeurd door de opdrachtgever. De overdracht bestaat uit:

• Een geactualiseerd handboek, inclusief formats;
• Advies vervolgstappen;
• Eindevaluatie met opdrachtgever.

Resultaat: Purmerend beschikt over een regiestructuur voor Projectmatig Werken, waarbij de lijnorganisatie zelfstandig verder kan sturen, beheren en verbeteren.

Rol Learning Specialist / Leren & Ontwikkelen

De rol van de learning specialist is gericht op het geven van een stevige en praktische leer- en ontwikkelimpuls aan projectmatig werken. Zij zorgt ervoor dat kennisoverdracht, -deling en -ontwikkeling blijven plaatsvinden, waardoor zowel nieuwe als huidige medewerkers van Purmerend beter en professioneler samen kunnen werken aan projecten.

Zijn/haar inzet is tijdelijk en gericht op overdracht aan Purmerends eigen toekomstige L&O-medewerker(s). Zij start met een behoefteanalyse, stelt daarna een actieplan op en voert vervolgens alleen die leerinterventies uit die passen binnen tijd, capaciteit en budget.

Stap 1 - Behoefteanalyse en L&O-actieplan

De specialist start met een compacte analyse van de leerbehoefte en de bestaande L&O-context binnen Purmerend. Zij onderzoekt onder meer:

• Welke visie er op leren en ontwikkelen is;
• Welke kennis en vaardigheden op het gebied van projectmatig werken ontbreken (samen met de regisseur);
• Welke onderdelen van het handboek wel of niet worden toegepast (samen met de regisseur);
• Welke uitdagingen medewerkers in de projectpraktijk ervaren (samen met de regisseur);
• Hoe medewerkers nu (denken over) leren;
• Welk opleidingsaanbod er al is en hoe dat georganiseerd wordt;
• Hoe onboarding nu is ingericht;
• Hoe kennisdeling binnen Purmerend plaatsvindt;
• Welke middelen, mensen en processen beschikbaar zijn voor L&O.

Resultaat: een L&O-actieplan Projectmatig Werken met een passend pakket aan leerinterventies, afgestemd op de ontwikkelbehoefte en beschikbare capaciteit, tijd en budget.

Stap 2 - Leerinterventies ontwikkelen en organiseren

Na goedkeuring van het L&O-actieplan helpt de specialist om de gekozen leerinterventies te ontwikkelen, te organiseren en in gang te zetten. Mogelijke interventies zijn:

• Leerpad PMW voor nieuwe medewerkers, doorstromers en inhuur (o.a. basis- en verdiepingstraining);
• Verdiepende of verbredende sessies voor projectleiders, opdrachtgevers en teammanagers;
• Facilitatortraining / begeleiding on the job voor Project Start Ups, Project Follow Ups en projectevaluaties;
• PMO-training voor projectondersteuners;
• Reflectie- en feedbacksessies;
• Individuele coaching en mentoring door ervaren projectleiders;
• Ondersteuning bij de Dag van Projectmatig Werken en overige PMW-gerelateerde events waarbij kennisdeling en ervaringsuitwisseling centraal staan;
• Verrijking van de SharePoint-pagina Projectmatig Werken (in nauwe samenwerking met Communicatie).

Purmerend maakt op basis van de analyse en het beschikbare budget (en eventuele capaciteit vanuit de organisatie) gerichte keuzes.

Resultaat: een praktisch en haalbaar pakket aan leerinterventies dat aansluit op de Purmerendse praktijk en direct bijdraagt aan de organisatiebrede toepassing en verdere professionalisering van Projectmatig Werken.

Stap 3 - Evalueren en verbeteren

De specialist richt een handzame evaluatie- en verbeterstructuur in voor de leerinterventies. Dat betekent:

• Korte evaluaties van trainingen, workshops en overige interventies (leerervaring);
• Aanpassing en/of uitbreiding van interventies op basis van deze feedback;
• Terugkoppeling aan trainers / begeleiders, Regisseur Projectmatig Werken en de opdrachtgever waar relevant;
• Impactmeting na circa zes maanden.

Signalen over de toepassing van Projectmatig Werken die tijdens sessies bij de specialist of de trainers / begeleiders terechtkomen, worden (anoniem) doorgespeeld naar de Regisseur Projectmatig Werken.

Resultaat: een werkbare structuur waarmee Purmerend leerinterventies kan blijven evalueren, bijstellen en verbeteren én waarmee input wordt opgehaald om de projectmatige werkwijze zelf verder te verbeteren.

Stap 4 - Overdracht aan L&O

De specialist werkt vanaf het begin toe naar overdracht aan Purmerends eigen L&O-medewerker(s). Zodra er iemand (of een team) gevonden is, kan de samenwerkperiode beginnen. Hierin voert/voeren de interne L&O-medewerker(s) steeds meer aspecten zelfstandig uit. De finale overdracht bestaat uit:

• een overzicht van de op dat moment beschikbare (of onlangs ingezette) leerinterventies;
• trainingsmaterialen;
• evaluatieformats;
• overdrachtssessie;
• overdrachtsdocument.

Resultaat: de eigen L&O-medewerker(s) van Purmerend zijn in staat om de leerstructuur rond projectmatig werken zelfstandig voort te zetten, te beheren en verder uit te bouwen.