Regisseur Informatiebeheer Transitie

Als Regisseur Informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van het cluster informatiebeheer in de huidige transitie van professionalisering en digitalisering. Deze regierol kan deze ontwikkelingen in samenhang sturen en implementeren tot concrete en duurzame verbeteringen in werkzaamheden, processen en rollen. Zodat de beoogde veranderingen niet alleen worden bedacht, maar ook daadwerkelijk en duurzaam worden geïmplementeerd.

Deze rol richt zich op:

• Het vertalen van de informatiebeheerstrategie en beleidsadviezen naar concrete werkwijzen
• Het introduceren van nieuwe werkwijzen, inclusief begeleiding van medewerkers en betrokken afdelingen
• Kennisontwikkeling van nieuwe en bestaande werkwijzen binnen het team begeleiden
• Het identificeren en realiseren van procesoptimalisatie, automatisering en taakverschuiving
• Het verminderen van structurele werkdruk en daarmee het verzuim

De rol richt zich niet op het sturen op gedrag, die verantwoordelijkheid blijft bij de teammanager

De rol is nadrukkelijk tijdelijk en gericht op het duurzaam versterken van de organisatie, niet op het overnemen van lijnverantwoordelijkheid.

Gedurende de inzetperiode wordt periodiek gerapporteerd over voortgang en gerealiseerde effecten, met specifieke aandacht voor:

• Reductie van structurele uitvoerende taken
• Effecten op werkdruk en verzuim
• Concrete voorstellen voor toekomstige rol- en taakinvulling
• Meetbare reductie in handmatige handelingen of bewerkingstijd

Achtergrond team

Het team Informatiebeheer en data bestaat uit Cluster Informatiebeheer, Geo-informatie(beheer) en kerndatateam. Het cluster Informatiebeheer bestaat uit 14 medewerkers, aangevuld met extern ingehuurde capaciteit.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

• Postregistratie
• Zaaktypebepaling
• Digitaal en fysiek archiveren
• Digitaal en fysiek vernietigen
• Kwaliteitscontroles
• Het verzenden van poststukken, zowel binnen als buiten het zaaksysteem

In de loop der jaren zijn taken historisch gegroeid. Hierdoor worden momenteel werkzaamheden uitgevoerd die niet (meer) logisch bij het cluster horen of die efficiënter ingericht kunnen worden.

Daarnaast heeft de introductie van het nieuwe zaaksysteem Djuma impact gehad op processen en werkwijzen. Weliswaar zijn processen beschreven in de huidige situatie, maar er is nog geen integrale herijking uitgevoerd vanuit de gewenste situatie: welke taken horen waar, welke rollen zijn nodig en welke werkzaamheden kunnen worden vereenvoudigd, geautomatiseerd of verplaatst.