Omschrijving
De afdeling PPIM is in projecten en programma's actief binnen het fysieke- en maatschappelijke domein en werkt aan de ontwikkeling van de stad. Vanuit interim- management/organisatieadvies levert de afdeling actief een bijdrage aan de ontwikkeling van de interne organisatie. Als 'ontwikkelaars van de stad en de regio' leveren wij collega's voor verschillende projecten en programma's. Wij zetten ons in om Apeldoorn nog mooier, duurzamer en toekomstbestendiger te maken. We werken aan opdrachten in een organisatie die ambitieus, professioneel en tegelijk toegankelijk is. Samen zijn we verantwoordelijk voor het uitvoeren van een breed scala aan opdrachten die zowel interne- als externe initiatiefnemers kennen. We voeren het werk uit volgens de werkwijze Apeldoorns Projectmatig Werken en werken veelal binnen een projectteam. Het team projectondersteuning bestaat momenteel uit circa 20-25 personen.
Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op alle gebieden van het project. Naast de administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep lever je, als rechterhand van de projectleider, in voorkomende gevallen een bredere inzet in het project. Voorbeelden zijn ruimtelijke projecten zoals het realiseren van woningbouw in de stad, of het ontwikkelen van bedrijventerreinen, maar ook maatschappelijke projecten zoals uitvoering geven aan het onderwijshuisvestingsplan en de regionale samenwerking in het sociaal domein.
Werkzaamheden
- Jij draagt zorg voor de voorbereiding, organisatie, verslaglegging en afhandeling van projectvergaderingen en bijeenkomsten op tactisch niveau (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken etc.);
- Jij hebt gevoel bij de omgeving waarin het project zich begeeft;
- Je behoudt overzicht over jouw werk;
- Je signaleert kansen en bedreigingen voor het project;
- Proactief als jij bent doe je verbetervoorstellen aan de projectleider om de gang van zaken positief te beïnvloeden.
Eisen
- De kandidaat voldoet aan de functie-eisen die gesteld zijn in de opdrachtomschrijving
- De kandidaat heeft minimaal een jaar ervaring in een vergelijkbare project ondersteunende functie
Wensen
- Relevante werkervaring als projectondersteuner (hoe meer jaren, hoe hoger de score; maximaal bij meer dan 5 jaar)
- Ervaring met het uitvoeren van projecten bij een overheidsinstantie of gemeente, bij voorkeur bestuurlijk complexe projecten bij een gemeente
- Competenties
- Zelfstandig werken: Werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden en komt afspraken na
- Structuur aanbrengen: Brengt overzicht en structuur aan in werkzaamheden, processen en informatie
- Flexibiliteit: Past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden, prioriteiten en werkzaamheden aan
- Klantgerichtheid: Handelt vanuit de behoeften van de klant en streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening
- Doortastend en stressbestendig: Neemt tijdig beslissingen, handelt daadkrachtig en blijft effectief functioneren onder druk
- Plannen en organiseren: Plant werkzaamheden zorgvuldig, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang en deadlines
- Verbindend en communicatief sterk: Bouwt en onderhoudt goede relaties, werkt effectief samen en communiceert helder en overtuigend
- Signalerend en oplossingsgericht: Herkent knelpunten tijdig, analyseert oorzaken en komt met praktische oplossingen
- Doener: Toont initiatief, pakt werkzaamheden proactief op en zorgt voor concrete resultaten
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
