Omschrijving
Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op.
De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen van acties en besluiten.
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning c.q. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd. Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
- Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
- Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
- (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
- organisatorische processen;
- informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
- voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
Taken
- Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande projectondersteunende werkzaamheden (administratief, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
- Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
- Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
- Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal en grammatica.
- Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor in het team.
- Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
- Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
- Opstellen en bijhouden van projectspecifieke documenten, zoals vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers, etc.
- Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
- Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.
Eisen
- Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding).
- Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
- De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen.
Wensen
- Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail).
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (> € 200 miljoen).
- Competenties
- Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ondernemend en creatief.
- Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen.
- Je werkt gestructureerd en georganiseerd.
- Je werkt goed zelfstandig en goed samen met een divers team.
- Detailgericht en accuraat.
- Proactief en oplossingsgericht.
- Flexibel en je kan snel schakelen.
- Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
- Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
.svg){kind=logo}
