Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Het Centraal Orgaan opvangasielzoekers (COA) werkt aan de landelijke implementatie van Werkplek 2.0, een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en Intune. Door de omvangen intensivering van de uitrol is tijdelijk aanvullende projectmanagementondersteuning nodig.

De opdracht richt zich op het zelfstandig structureren, actualiseren en bewaken van de administratieve processen rondom de migratieplanning en bijbehorende communicatie. Hiermee wordt de projectleider Werkplek 2.0 ondersteund bij een tijdige en beheersde uitvoering van de uitrol.

Beoogd resultaat

De opdracht moet leiden tot:

• Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
• Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
• Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
• Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
• Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.

Taken

De opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken projectkaders zelfstandig op welke wijze de resultaten worden gerealiseerd. Tot de opdracht behoren in ieder geval:

• Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
• Verwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
• Benaderen van leidinggevenden om de benodigde informatie voor aanstaande migraties tijdig beschikbaar te krijgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
• Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
• Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
• Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.

Op te leveren resultaten

Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten opgeleverd en onderhouden:

• Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
• Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
• Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
• Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
• Een periodieke voortgangsrapportage aan de programmamanager.

Beoordeling

De voortgang en kwaliteit worden periodiek beoordeeld aan de hand van:

• Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
• Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
• Tijdige signalering van risico's en knelpunten.
• Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.