Projectmanagement ondersteuner ICT-infrastructuur

In het kader van het traject VIP; Vervanging Infra Posten, wil SSC-ICT de Project Management Ondersteunerrol (PMO) invullen. Het project behelst het vervangen van de ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van BZ. Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek, techniek en organisatie. Van belang is dat de posten maximaal worden ontzorgd en dat communicatie volstrekt duidelijk is en dat er o.a. efficiënt gereisd wordt naar en tussen posten. Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega’s die afreizen helder en compleet te zijn. Er ligt in de werkzaamheden een accent op het volgens planning tijdig en efficiënt de beste reizen te bepalen en te boeken voor het team dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Onderhouden van communicatieplan/matrix. Voorbeeld: duidelijke afstemming wat er wanneer op welke manier gecommuniceerd moet worden. Interne communicatie SSC-ICT.
• Communicatie met interne stakeholders, externe communicatie; to-the point en tijdig.
• Technische kennis is tot op beperkte/zekere hoogte gewenst, zwaartepunt ligt op communicatie over en uitvoering van het boeken van reizen conform planning. Daarover is nauw contact met de planner en met posten coördinatie BZ.
• Het verzorgen van stuurgroep stukken; agenda, verslagen, rapportages etc.
• Diepgaande ICT-kennis is niet nodig, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste moment wel.
• Het organiseren van de projectdocumentatie t.b.v. de projectadministratie en verantwoording, mede t.b.v. interne- en externe Audit.
• Opstellen van voortgangsrapportages, financiële rapportages (inhoud is beschikbaar in de systemen; wel het verwoorden in een rapport van deze gegevens), maar ook een dashboard voor stakeholders/stuurgroep.
• Beheren en bijhouden van projectgegevens in gebruikte tooling zoals FCC, TopDesk, TravelPoint, Sharepoint, Teams, Confluence
• Boeken van reizen + aanvragen van visa (en overzicht houden van aanvragen)

Denk aan:

• De combinatiereizen, waarbij 2 posten na elkaar worden bezocht maar niet elk lid van een team hetzelfde reisschema heeft (iemand wordt extra ingevlogen voor bepaalde expertise of grootte van de post)
• Een rustdag na een lange reis
• Het afgeven van de “sleutels” op de post, direct na aankomst. Dus waar mogelijk aankomst op een normaal tijdstip, niet laat in de avond of ‘s nachts.
• De planning van de werkzaamheden op de post (voorbereiding, migratie op de afgesproken dag, voldoende tijd voor nazorg, etc.).

Business Unit

Deze business unit heeft als hoofdtaak het leveren van technische services ten behoeve van de standaard- en maatwerkdienstverlening.