Omschrijving
Het Facilitair Bedrijf & Huisvesting (FB&H) is gepositioneerd als ondersteunende dienst die aansluit bij het primaire proces. Er werken circa 70 medewerkers bij deze dienst. De afdelingen van het Facilitair Bedrijf & Huisvesting zijn: Servicedesk & Evenementen, Front Office Diensten, Huisvesting & Technisch Beheer, Inkoop & Contract en Leveranciersmanagement en Schoonmaak & Catering.
Momenteel maakt het FB&H voor alle eerstelijns meldingen binnen de hogeschool gebruik van Facilitor, een Facilitair managementinformatiesysteem (FMIS). Dit huidige FMIS kent echter zijn beperkingen en ook de doorontwikkeling blijft achter om nog voldoende aan te kunnen sluiten op de wensen en eisen van de gebruikers.
De aangeboden modules zijn niet afdoende voor een gedegen ondersteuning en beheer van de facilitaire processen. Hieruit is de noodzaak ontstaan om op zoek te gaan naar een nieuw, toekomstbestendig Service Management Systeem dat wél voorziet in de benodigde functionaliteiten voor de facilitaire processen. Voor de aanschaf en implementatie van een nieuw Service Management Systeem zijn wij op zoek naar een projectleider.
De rol
Als Projectleider Service Management Systeem leid je het aanbestedingstraject van een FMIS in nauwe samenwerking met de afdeling Inkoop, waarbij je je richt op zowel de aanschaf als de implementatie van het systeem na aanschaf. Je adviseert en begeleidt de dienst FB&H op de inhoud en stuurt het projectteam aan. Denk hierbij aan adviseren over- en/of opstellen van:
- Een Programma van Eisen
- Een Startdocument
- Gunningscriteria
- Een nota van inlichtingen
- Een beoordeling ten aanzien van de inschrijvers
- Een gunningsadvies
- Een definitieve overeenkomst
De Projectleider Service Management Systeem begeleidt de implementatie van het FMIS en werkt hierbij samen met de key-users en de dienst IVT die het beheer van het nieuwe FMIS voor rekening neemt.
We zoeken een professional die transparant en doelgericht te werk gaat met uitgebreide ervaring op het gebied van het aanbesteden van een FMIS. Karaktereigenschappen passend bij deze rol zijn: doortastendheid, vastberadenheid, omgevingssensitief. Iemand die constructief te werk gaat, weet hoe de lijnen binnen een organisatie lopen en weet te schakelen op verschillende niveaus.
Het FMIS zal hogeschool-breed ingezet worden waarbij de key-users, naast medewerkers van het FB&H, bestaan uit medewerkers vanuit verschillende faculteiten en diensten. De Projectleider Service Management Systeem behartigt de belangen van zowel de dienst FB&H als de key-users, waaronder verschillende (externe) leveranciers.
Als Projectleider Service Management Systeem rapporteer je rechtstreeks aan de Adviseur Facilitair Beleid van de dienst.
Eisen
- Je beschikt over voldoende relevante kennis van de markt op het gebied van Service Management systemen en met name op het gebied van FMIS'en. Daarnaast ben je goed op de hoogte van de trends en ontwikkelingen in de markt.
- Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke rol.
- Je bent in staat om op heldere wijze te adviseren en te rapporteren en bent in staat om het belang van de hogeschool te vertegenwoordigen.
- Je werkt secuur en herkent risico’s en kansen en bent in staat om mogelijke knelpunten in kaart te brengen en te doorgronden.
- Je werkt oplossingsgericht samen, durft het gesprek aan te gaan en waar nodig het projectteam en/of key-users aan te spreken.
Taken en verantwoordelijkheden
- Het leiden van een aanbestedingstraject voor de aanschaf van een FMIS in nauwe samenwerking met de afdeling Inkoop
- Het aansturen van het projectteam tijdens de aanbesteding en tijdens de implementatie.
- Het opstellen van de verschillende aanbestedingsdocumenten in overleg met het projectteam.
- Het ondersteunen van de implementatie van het FMIS na afronding van de aanbesteding.
- Het onderhouden van contact met de dienst IVT o.a. voor eventuele koppelingen met andere systemen.
- Het zijn van een aanspreekpunt voor het projectteam en de key-users.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.