Projectleider Implementatie Timewax

ZonMw heeft afgelopen jaar de applicatie Timewax in gebruik genomen voor het prognosticeren van de benodigde capaciteit voor werkzaamheden in de run en in de change/projecten en het inplannen van deze capaciteit.

Overkoepelende doelen van dit project zijn: (1) het verbeteren van de inzet van personele capaciteit door inzicht in vraag en aanbod per o.a. functiegroep, programma, afdeling, etc. en (2) het doorlopend verbeteren van de planningscyclus om te komen tot optimale inzet van medewerkers op de benodigde activiteiten.

Huidige Status

• Timewax in gebruik genomen voor het begroten van de capaciteit per programma op rol-niveau
• Het vertalen van deze capaciteitsbegroting naar een personeelsplanning is 1 keer uitgeprobeerd maar geconstateerd is dat hiervoor nog een inhoudelijke doorontwikkeling nodig is
• Met betrekking tot het tijdschrijven is geconstateerd dat door technische beperkingen in de integratie met het HR-systeem AFAS dit niet mogelijk is in Timewax en wordt daarom vooralsnog in een aparte applicatie (ESS) gedaan
• De in Timewax beschikbare informatie wordt doorgezet naar het DataWareHouse systeem van ZonMw ten behoeve van managamentrapportages
• Het functioneel beheer van Timewax moet nog ingericht worden
• ZonMw is bezig met een aanbestedingstraject voor een Professional Services Application oplossing waarmee o.a. Capaciteitsmanagement, Personeelsplanning en Tijdschrijven ondersteund zal worden

Scope Vervolgproject

• Het inhoudelijk verder uitwerken van de werkwijze voor capaciteitsbegroting (detaillering van rol-niveau naar activiteitniveau)
• Het inhoudelijk uitwerken van de werkwijze om de capaciteitsbegroting te vertalen naar een personeelsplanning (daadwerkelijke inplanning van medewerkers activiteiten)
• Het implementeren van de bij punt 1 en 2 benoemde inhoudelijke uitwerking van Capaciteitsmanagement en Personeelsplanning in Timewax (voor zover de techniek dit toe laat). Onder implementeren wordt verstaan het configureren, testen en in productie nemen van het systeem, en het opleiden en trainen van de medewerkers en bijbehorende documentatie als werkwijzers
• Inrichten van het functioneel en applicatiebeheer van Timewax
• Het inhoudelijk uitwerken van de benodigde KPI’s met betrekking Capaciteitsmanagement/Personeelsmanagement en Tijdschrijven (Realisatie van de rapportages wordt door het DWH-project uitgevoerd)

Governance

De eigenaar van de applicatie Timewax is het hoofd bedrijfsvoering van ZonMw. Hij draagt zorg voor het organiseren van de technische en functionele aspecten van Timewax voor de hele organisatie. De belangrijkste stakeholders zijn de twee programmadirecteuren van ZonMw, maar ook het hoofd van de afdelingen BAS (Beleid, Advies en Strategie) en BV (Bedrijfsvoering) hebben een groot belang.

Binnen ZonMw loopt momenteel het Finnovate programma dat als doel heeft het aanbesteden en implementeren van een nieuwe PSA-oplossing en een FP&A-oplossing. Dit project zal worden uitgevoerd onder regie van het Finnovate programma. De projectleider van dit traject zal dan ook onder regie van de Projectleider Finnovate rapporteren aan de stuurgroep Finnovate over de planning, voortgang, kosten en risico’s.

De projectleider stuurt een projectgroep aan waarin de benodigde kennis en ervaring voor dit project is vertegenwoordigd. De projectgroep zal bestaan uit medewerkers van de Programma afdeling, Financiën, Control & Inkoop (FC&I) en de afdeling Informatie & Automatisering (I&A).

Voor dit project zoeken we een inhoudelijke projectleider die zorgt voor:

• Opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak
• Uitvoering geven aan het plan van aanpak i.s.m. het projectteam
• Aansturing en coördineren van projectteam en de inzet van de leverancier
• Stakeholder management, op diverse niveaus, waaronder MT
• Communicatie, training van nieuwe werkwijzen en adoptie van de applicatie in de organisatie
• Bewaken van budget, capaciteit en middelen, risico’s in beeld brengen en mitigeren

Resultaten

We sturen op het volgende resultaat in 2026:

• Geaccordeerd inhoudelijk ontwerp van de werkwijze om te komen tot een Capaciteitsbegroting voor alle hoofdactiviteiten binnen ZonMw waarop tijd en budget wordt (af)geschreven, welke ook als basis zal dienen voor de inrichting van Finnovate
• Geaccordeerd inhoudelijk ontwerp van de werkwijze om de Capaciteitsbegroting te vertalen naar een Personeelsplanning (wie gaat welke activiteiten uitvoeren) voor alle medewerkers van ZonMw welke ook als basis zal dienen voor de inrichting van Finnovate
• Implementatie van de deze ontwerpen in de huidige Timewax oplossing voor zover de techniek van Timewax dit mogelijk maakt
• De inrichting van functioneel beheer en applicatiebeheer en de overdracht van project naar beheer voor prognosticeren als inplannen is gerealiseerd
• Ontwerp van benodigde Management rapportages is opgeleverd