Projectleider Gemeentehuis

Het gemeentehuis van Steenwijkerland stamt uit het begin van de jaren negentig. Sinds de gemeentelijke herindeling in 2001 wordt het gebouw intensiever gebruikt dan waarvoor het ontworpen is. Publieks- en bestuursruimten, het atrium en de raadzaal zijn de afgelopen jaren gemoderniseerd. De kantoorvleugels en installaties zijn verouderd.

Eerdere onderzoeken, in 2026 geactualiseerd, leverden twee bouwstenen op: een werkplekconcept gebaseerd op Activiteit Gericht Werken en scenario's voor verduurzaming. Het advies is deze te combineren in één integrale verbouwing, waarin indeling, akoestiek en klimaatinstallaties tegelijk worden aangepakt. Het college heeft deze ambitie opgenomen in het coalitieakkoord. In de ontwerpbegroting is hiervoor circa € 15 mln opgenomen. De beoogde opening van het vernieuwde gemeentehuis is uiterlijk 1 september 2029.

Een deel van de werkzaamheden is al uitgevoerd of loopt, waaronder vernieuwing van bureaus, bureaustoelen en toiletgroepen. Er is een bezettingsmeting uitgevoerd. De onderzoeksrapporten, het programma van eisen en de projectopdracht worden bij de start beschikbaar gesteld.

Je vertaalt de bestaande visie en uitgangspunten naar gedragen besluiten, en zorgt dat het ontwerp kan starten. Het einddoel van deze fase: er ligt een vastgesteld programma voor de verbouwing en er de ontwerpcapaciteit is gecontracteerd, zodat het ontwerp kan starten. Jij bepaalt de aanpak en planning om daar te komen, binnen de randvoorwaarde van opening in september 2029.

Werkzaamheden

• Een plan van aanpak voor deze fase, met planning, bestuurlijke besluitmomenten en momenten voor de medezeggenschap. Dit lever je in de eerste weken op;
• Besluitvorming over de uitgangspunten. Je bereikt de benodigde besluitvorming over het werkplekconcept en de daaruit voortvloeiende keuzes voor en levert de daarvoor benodigde analyses, adviezen en besluitvormingsdocumenten op. Bijvoorbeeld voor de werkplekfactor, de ruimtebehoefte en de hoofdlijnen van de indeling. Welke keuzes daarvoor nodig zijn en in welke volgorde, werk je uit in het plan van aanpak. De besluitvorming loopt via het directieteam en het college, met advies of instemming van de ondernemingsraad waar dat aan de orde is;
• Het medezeggenschapstraject. Je bereidt de adviesaanvragen en instemmingsverzoeken voor de ondernemingsraad voor en bewaakt de planning daarvan, in lijn met de procesafspraken met de OR;
• Participatie en communicatie. Je ontwikkelt en faciliteert een participatieaanpak, inclusief inrichting en begeleiding van een klankbordgroep van medewerkers. Samen met de afdeling Communicatie stel je een communicatieplan op;
• Een geactualiseerd programma van eisen op basis van de genomen besluiten, als opdracht aan het ontwerpteam;
• Budget en scope integraal in beeld. Je stemt de ramingen voor werkplekconcept, verduurzaming en het lopende project op elkaar af, maakt overlap en ontbrekende onderdelen zichtbaar, en doet een voorstel voor risicobeheersing;
• Inkoop van ontwerp en advies. Je stelt een inkoopstrategie op voor de benodigde ontwerp- en adviesdiensten, inclusief een advies over contractvorm en samenwerkingsmodel, ter besluitvorming door de stuurgroep. Je treedt op als inhoudelijk projectverantwoordelijke voor de aanbesteding. De procedure voer je uit samen met de afdeling Inkoop. Waar nodig schakel je specialistische ondersteuning in;
• Projectorganisatie. Je levert een voorstel op voor de inrichting van de projectorganisatie, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren en capaciteitsbehoefte. Dit doe je met een projectgroep van interne specialisten, rollen en overlegstructuur. Daarnaast lever je een voorstel op voor de projectorganisatie gedurende de ontwerp- en realisatiefase, inclusief de inbedding van het lopende project en de benodigde interne en externe capaciteit, ter besluitvorming door de stuurgroep;
• Voorbereiding van de vervolgfase. Je laat het technisch vooronderzoek uitvoeren (onder meer een asbestinventarisatie en een bouwkundige en installatietechnische opname) en verkent de mogelijkheden voor tijdelijke huisvesting.

Positionering

De opdrachtnemer heeft één intern aanspreekpunt dat optreedt als gedelegeerd opdrachtgever. Met deze gedelegeerd opdrachtgever vindt periodieke afstemming plaats over de voortgang, risico's, besluitvorming en op te leveren resultaten van de opdracht.

De opdrachtnemer stemt voor de uitvoering van de opdracht af met betrokken interne stakeholders, waaronder vertegenwoordigers van P&O, Facilitair, Communicatie, Inkoop, Vastgoed en ICT, en met de projectleider van het lopende project voor onderhoud en inrichting.

Randvoorwaarden

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de werkzaamheden die nodig zijn om de overeengekomen resultaten te realiseren. De opdrachtnemer maakt voor de uitvoering van de opdracht gebruik van beschikbare informatie, specialisten en stakeholders binnen de organisatie, zonder hiërarchische aansturing of lijnverantwoordelijkheid over medewerkers.

Buiten de scope van deze opdracht vallen de aanbesteding van aannemer en installateur en de uitvoering van de verbouwing.