Omschrijving
Voor het Projectenbureau wordt gezocht naar een projectassistent die meerdere projectteams ondersteunt. Je ondersteunt projectmanagers bij uiteenlopende projecten en zorgt ervoor dat processen organisatorisch en administratief soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen de projecten en weet overzicht te houden, ook wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Ondersteunen van projectmanagers en projectteams;
- Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, workshops, bewonersbijeenkomsten en andere overleggen;
- Opstellen van agenda's, notulen en actielijsten;
- Bewaken van actiepunten en voortgang;
- Beheren van projectadministratie en documentatie;
- Signaleren van knelpunten en actief opvolging geven aan afspraken;
- Afstemmen met interne en externe stakeholders;
- Ondersteunen bij communicatieactiviteiten binnen projecten;
- Zorgdragen voor actuele en volledige projectdossiers.
Geen dag is hetzelfde: de ene dag ligt de nadruk op administratieve ondersteuning en planning, de andere dag ondersteun je actief tijdens projectoverleggen of schakel je met betrokken partijen over de voortgang.
Team
Binnen het Projectenbureau werken circa 90 collega's aan diverse projecten binnen de organisatie. Denk hierbij aan grote gebiedsontwikkelingen, woningbouw-, vastgoed- en verduurzamingsprojecten, maar ook projecten binnen het sociaal domein, bedrijfsvoering en implementatie van nieuwe wetgeving.
Het Projectenbureau richt zich op het professionaliseren van projectmatig werken. Van medewerkers verwachten wij een actieve bijdrage aan deze ontwikkeling. Daarbij investeren wij graag in persoonlijke en professionele groei, zodat we als team continu blijven verbeteren.
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij)
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in een als projectassistent, managementassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen projecten
- Aantoonbare werkervaring met complexe agendabeheer en het organiseren van bijeenkomsten, duidelijk weergeven in het cv
- Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau
Aanvullende eisen en voorwaarden
- Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag
- Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
- De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectassistent/managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met MS Office, Teams en digitale samenwerkingsomgevingen
- Aantoonbare werkervaring als projectassistent/managementassistent met bestuurlijk sensitieve projecten
- Organisatorisch sterk en nauwkeurig
- Werkt zelfstandig en toont initiatief
- Weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving
- Communicatief vaardig en verbindend
- Flexibel en stressbestendig
- Handelt proactief en toont eigenaarschap
- Is omgevingsbewust en klantgericht
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.