Omschrijving
Voor de gemeente Utrecht is Magnit op zoek naar een Programmasecretaris voor Groen.
In deze functie help je teams om plannen echt verder te brengen. Je werkt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw overzicht en rust onmisbaar zijn. Als programmasecretaris ben jij degene die processen goed laat lopen, informatie bij elkaar brengt en zorgt dat collega's hun werk goed kunnen doen. Jij bent de vaste steun van de programmamanager of teammanager en houdt de inhoud, planning en financiën bij elkaar. Zo help je mee om de duurzame ambities van Utrecht echt verder te brengen.
Je schakelt dagelijks tussen organiseren, afstemmen en vooruitdenken. Je ziet wat er nodig is, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken helder zijn. Je bewaakt de voortgang van projecten, houdt de administratie op orde en zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft. Je bent het aanspreekpunt voor vragen, je signaleert knelpunten en je helpt mee om oplossingen te vinden.
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Het beheren van financiën, urenregistratie en werkbegrotingen.
- Het bewaken van inkomsten en uitgaven en de verantwoording van (Europese) subsidies.
- Het verbeteren van werkprocessen en het aanbrengen van structuur in de planning en besluitvorming. Ook bewaken van de planning.
- Het ondersteunen van de programmamanager of teammanager bij dagelijkse werkzaamheden en (strategische) overleggen.
- Het coördineren van besluitvormingsprocessen binnen het programma.
Eisen
- Hbo werk- en denkniveau.
- Vijf jaar ervaring in een organiserende of ondersteunende rol.
- Je hebt interesse in duurzaamheidsthema’s zoals groen en klimaat.
- Je houdt van overzicht en brengt structuur in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.
- Je plant en organiseert met gemak, bewaakt deadlines en zorgt dat processen soepel blijven lopen.
- Je neemt initiatief, ziet wat er nodig is en denkt vooruit, zodat collega’s altijd op het juiste moment de juiste informatie hebben.
- Je werkt graag samen en weet mensen te verbinden, omdat je met veel verschillende teams en afdelingen schakelt.
- Tegelijkertijd werk je nauwkeurig en zorgvuldig: je let op details, controleert informatie en houdt financiële en administratieve gegevens netjes bij.
- Een motivatiebrief is vereist voor deze opdracht
Wensen
- Het is een voordeel als je handig bent met budgetten, financiële administratie en Excel.
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
