Omschrijving
De gemeente Hilversum bevindt zich na de samenvoeging met Wijdemeren in een ontwikkelfase waarin zij de beweging wil maken van een voornamelijk ad hoc georganiseerde beheer- en onderhoudsorganisatie naar een professioneel, informatiegestuurd en integraal werkende assetmanagementorganisatie.
Binnen het fysiek domein, de afdelingen Realisatie en Beheer en Ruimtelijke Ontwikkeling worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau de gemeentelijke assets (Groen, Verharding, Riolering, OV, VRI etc ) beheerd en onderhouden. Het onderhoud wordt grotendeels adhoc uitgevoerd. Integrale verbinding met de strategische doelen ontbreekt. De ambitie voor de komende 5 jaar is om van ontwikkelingsniveau Adhoc naar niveau Gemanaged te komen. Hiermee streven we naar een organisatiebrede samenwerking en structurele ontwikkeling van assetmanagement, bijdragend aan de organisatie doelen.
Doelstelling
De gemeente zoekt een externe partner die de organisatie begeleidt bij het ontwikkelen en implementeren van een assetmanagement, waarbij de werkwijze past bij een middelgrote gemeente.
Het doel is om binnen een periode van circa 5 jaar aantoonbaar door te groeien van een voornamelijk ad hoc werkende beheerorganisatie naar een organisatie die opereert op volwassenheidsniveau gemanaged. De opdracht betreft de eerste fase, namelijk de groei naar niveau "In Ontwikkeling". Hierbij wordt aangesloten op de principes van ISO 55000, pragmatisch vertaald naar de gemeentelijke praktijk. Het is vooralsnog niet de bedoeling te certificeren.
De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op systemen en processen en assetmanagement producten zoals SAMP en AMP's maar ook op cultuur, leiderschap, samenwerking en competentieontwikkeling.
Context
De afdeling Realisatie en Beheer vormt samen met de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling het Fysiek Domein.
De afdeling Realisatie en Beheer bestaat uit 5 teams:
- Beheer en Onderhoud
- Realisatie
- Vastgoed
- Werf Wijdemeren
- Installaties (werf Loswal)
De afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling bestaat uit 7 teams:
- Economie media en Cultuur
- Energie
- LeefMilieu
- Mobiliteit en Parkeren
- Omgevingsrecht en Wonen
- Projecten
- Ruimtelijke Kwaliteit
Grofweg is de taakverdeling zo dat Ruimtelijke Ontwikkeling bezig is met beleidsontwikkelingen gebiedsinrichting en Realisatie en Beheer met Instandhouding korte en langere termijn en realisatie van projecten. Echter in de praktijk is dit niet heel scherp afgebakend en loopt dit nog door elkaar.
Gezamenlijk zijn we gestart met de ontwikkeling van gebiedsgericht werken, stedelijk programmeren, uniformeren projectmatig werken en portfoliomanagement. De ontwikkeling van assetmanagement zal hierbij aan moeten sluiten.
Scope
De opdracht omvat ten minste de volgende assetgroepen:
- Civiele constructies, kunstwerken
- Wegen
- Groen
- Riolering
- VRI en OVL
- Overige beheerobjecten die door de gemeente worden aangewezen
De opdracht heeft betrekking op:
- Strategie
- Rollen en Processen
- Organisatie
- Data en informatiemanagement
- Risicomanagement
- Prestatiesturing
- Samenwerking in de keten
- Cultuur en Competentieontwikkeling
Gewenste resultaten
- Nulmeting en volwassenheidsanalyse
- Een gedragen ontwikkelplan om te komen tot niveau gemanaged in 5 jaar
- Implementatie en begeleiding van het ontwikkelplan
Aandachtspunten
Governance
- rollen, taken en verantwoordelijkheden
- eigenaarschap van assets
- opdrachtgever- en opdrachtnemer relaties
- besluitvormingsstructuur
Processen
- Strategisch, tactisch en operationeel assetmanagement
- programmering
- onderhoudsplanning
- risicomanagement
- prestatiemanagement
- evaluatie en continue verbetering
Producten
- Strategisch assetmanagementplan
- Format voor assetplannen
- Ontwikkelplan assetmanagement
- Risico afwegingskader
Informatievoorziening
- Data en benodigde stuur informatie
- Dataregistratie en data ontsluiting
- objectregistratie
- vastleggingconditiemetingen
- koppeling tussen beheer-, onderhouds- en financiële informatie
- inrichting van stuurinformatie en dashboards
Prestatie- en risicosturing
- KPI's
- Gebieds indicatoren (deelsysteem)
- assetprestaties
- risicoregisters
- afwegingsmethodieken
Werkzaamheden
De externe partij ondersteunt de daadwerkelijke implementatie door:
- begeleiding van management en medewerkers
- coaching van asseteigenaren en beheerders
- inrichting van werksessies
- ondersteuning bij besluitvorming
- begeleiding van pilots
De aanpak moet nadrukkelijk bijdragen aan:
- meer procesmatig werken
- minder persoonsafhankelijkheid
- beter samenwerken tussen teams
- integraal afwegen van belangen
- leren en verbeteren
De opdrachtnemer ontwikkelt een leer- en ontwikkelprogramma gericht op:
- kennis van waarde gedreven assetmanagement
- Prestatie en gebiedsgericht werken
- Risico-gestuurd beheer en onderhoud
- datagedreven werken
- opdrachtgeverschap
- asseteigenaarschap
- integraal samenwerken
- werken volgens afgesproken processen
Het programma bevat een voorstel voor duurzame borging van kennis binnen de organisatie.
Eindsituatie
De opdracht aan de externe partij is om als Gemeente aan het eind van fase 1 aantoonbaar het niveau "In Ontwikkeling" te hebben bereikt. Hiervoor zal ca 2,5-3 jaar nodig zijn. Tot de opdracht hoort ook een plan van aanpak voor Fase 2 "niveau gemanaged".
Eisen
- Een aantoonbaar zelfgeschreven offerte en plan van aanpak, waarin de in te zetten specialismes en deskundigheden van het team ter inzage geverifieerd kunnen worden (let op de maximale tarieven in de uitvraag)
- Gedurende de overeenkomst is de opdrachtnemer aansprakelijk tijdens de hele looptijd, inclusief de verlengingen, voor de kwaliteit van de inzet van het team
- Gedurende de opdracht zal de opdrachtnemer, dan wel leverancier, de kennis en ervaring gedurende de opdracht delen met alle belanghebbenden binnen de organisatie
- De inschrijving wordt geschied door beiden profielen apart in te schrijven met een duidelijke benoeming voor welk profiel deze geschikt geacht wordt. De offerte dient bij beiden inschrijving toegevoegd te worden
- Alle kandidaten beschikken over een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding
- Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een gemeentelijke organisatie
- Alle kandidaten beschikken over aantoonbare kennis van ISO 55000 en volwassenheidsmodellen voor assetmanagement. Als er een ISO 55000 aanwezig is deze graag mee nemen in de offerte
- Alle kandidaten beschikken over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met organisatieverandering en cultuurontwikkeling
- Alle kandidaten beschikken over aantoonbare werkervaring met datagedreven beheer en onderhoud. Benoem dit concreet
- Alle kandidaten beschikken over 3 aantoonbare referente opdrachten/trajecten en benoemen dit in de inschrijving met concrete voorbeelden
- De opdrachtnemer garandeert de tijdige oplevering van een Plan van Aanpak op hoofdlijnen binnen de in de opdracht gestelde termijn. Indien de opdrachtnemer hierin tekortschiet, behoudt de gemeente zich het recht voor om de werkzaamheden onder eigen regie te laten uitvoeren dan wel af te ronden. Alle daaruit voortvloeiende kosten zijn volledig voor rekening en risico van de opdrachtnemer
Wensen
- Aanpassingsvermogen
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
- Klantgericht
- Delegeren
- Luisteren
- Doorzettingsvermogen
- Tactisch gedrag
- Motiveren
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Overtuigen
- Assertiviteit
- Besluitvaardigheid
- Organiseren
- Kritisch
- Analyserend vermogen
- Plannen en organiseren
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
