PMO Verandermanagement

Als PMO ben je de spil in het web binnen het deelproject Verandermanagement. Dit deelproject is erop gericht om de rol van O&B bij projecten/verandering te verbeteren. Dit wordt gedaan door:

• Inzet op lopende projecten/veranderingen te leveren door een tijdelijk projectteam Quick Fix;
• Ontwikkeling van een integrale verandersystematiek – zodat er duidelijke aanpak is waarop O&B, in nauwe samenwerking met collega's uit de andere directies, in de toekomst veranderingen realiseert.

Het deelproject Verandermanagement valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Veranderopgave waarmee je nauw gaat samenwerken. Daarnaast werk je samen met de teamleden van het Quick Fix team (8 collega's) en collega's betrokken bij de ontwikkeling van de integrale verandersystematiek (een procescoördinator, collega's uit O&B zelf en van andere directies). Je bent de spil in het web voor beide onderdelen van het deelproject doordat je voor het gehele deelproject verantwoordelijk bent voor "het proces":

• Je zorgt dat overleggen logistiek worden voorbereid, worden genotuleerd en dat de besluiten en acties worden opgevolgd;
• Je ondersteunt de manager Veranderopgave en de procescoördinator van de integrale verandersystematiek bij het organiseren van bijeenkomsten, het maken van visuele weergaven en het beheren van communicatie via digitale tool;
• Je ondersteunt de manager Veranderopgave bij het opstellen van projectdocumentatie. Dit betreft rapportages en presentaties voor de Stuurgroep en andere overleggremia om daarmee voortgang inzichtelijk te maken, besluitvorming aan te wakkeren en te zorgen dat er (blijvend) gestuurd wordt op het doel van het project. Daarbij hou je de projectvoortgang in de gaten en signaleer je knelpunten en risico's.
• Daarnaast lever je inhoudelijke projectdocumentatie op die betrekking hebben op het werkproces van het Quick Fix of raamwerken (zoals een raamwerk implementatieplan) die als standaard kunnen worden gebruikt door je collega's binnen het Quick Fix team. Voor de integrale verandersystematiek help je met name de procescoördinator inhoudelijk bij de uitwerking van de huidige wijze waarop Verandermanagement is ingericht, een toekomstig ontwerp en deelproducten binnen dat ontwerp (bijv. ontwerpen criteria om een rangorde in veranderingen te bepalen, een governancestructuur voor projecten, etc).

Resultaatgebieden

• Ondersteunen van de manager Veranderopgave en procescoördinator.
• Zorgdragen voor de logistiek van overleggen en bijeenkomsten.
• Zorgdragen voor de projectadministratie en -documentatie door het opstellen van projectdocumentatie van het deelproject en het beheren hiervan.
• Opstellen en beheren van projectdocumentatie ten behoeve van het werkproces van Quick Fix.
• Bijdragen aan concrete (deel)producten ten behoeve van de integrale verandersystematiek.
• Communicatie aan diverse groepen die belanghebbend zijn om draagvlak te creëren en hierin het centrale aanspreekpunt te zijn.
• Het bewaken van de voortgang van het deelproject en het signaleren van knelpunten en risico's.

Context

Het deelproject Verandermanagement is onderdeel van het overkoepelende project Grip Op Ontwikkeling binnen de directie O&B. Het traject moet gaan zorgen voor rust en structuur om te zorgen dat de directie haar taak – opvang en begeleiding – goed kan uitvoeren. Het projectteam Quick Fix – onderdeel van het deelproject - is begin mei 2025 gestart en heeft de opdracht om zoveel mogelijk O&B inzet te leveren op projecten om te zorgen dat deze projecten (versneld) worden gerealiseerd. Parallel hieraan wordt een systematische aanpak van verandering ontwikkeld en geïmplementeerd. Om te zorgen dat er geen achterstanden meer ontstaan bij het realiseren van veranderingen binnen O&B is het van belang dat dat de aanpak is geïmplementeerd voordat het Quick Fix wordt opgeheven. Op het moment dat de aanpak is geïmplementeerd en deze succesvol is geborgd in de staande organisatie van O&B dan is het deelproject Verandermanagement afgerond.