PMO Bestaanszekerheid

Voor de programma's ODDW, Inburgering en Proactieve Dienstverlening wordt een Project Management Officer (PMO) gezocht die de projectleiders ondersteunt bij de dagelijkse beheersing en organisatie van de projecten.

ODDW (tot medio 2028): aanjagen en faciliteren van gemeenten bij digitale dienstverlening in het werkdomein, samen met ketenpartners als UWV, BIDN, BKWI en LORA, waaronder de implementatie van VUM.

Inburgering (spoor 1 tot Q2 2027, brede uitrol vanaf Q1 2027): gemeentelijke aansluiting op RP2, via ondersteuning van koplopergemeenten en leveranciers en brede implementatie voor alle gemeenten.

Proactieve Dienstverlening (eerste fase tot en met 2028): implementatie van de wet proactieve dienstverlening SZW, met in de eerste fase de coördinatie van lokale experimenten gegevensdeling.

Alle drie de programma's kennen vaste subsidie- en verantwoordingskaders, periodieke rapportages en samenwerking met gemeenten, leveranciers en ketenpartners. De PMO brengt structuur aan, houdt overzicht over planning, acties, risico's en resultaten, en ondersteunt bij overleggen, rapportages en besluitvorming. De projectleider blijft verantwoordelijk voor de inhoud en besluitvorming; de PMO ondersteunt. Er is ruimte om door te groeien naar een meer zelfstandige rol richting project- of programmasecretaris.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Projectbeheersing en planning

• Ondersteunen van de projectleiders bij planning, organisatie en voortgangsbewaking
• Opstellen en actualiseren van planningen, werkplannen en Kanban-/Planner-overzichten
• Monitoren van mijlpalen, producten, afhankelijkheden, risico's en knelpunten
• Bewaken van deadlines en collega's aanspreken op afgesproken acties
• Bijhouden van actie-, besluiten- en afsprakenlijsten en de opvolging daarvan

Overleg en besluitvorming

• Organisatorisch en inhoudelijk voorbereiden van interne en externe projectoverleggen
• Zorgen voor agenda's, stukken, verslaglegging en opvolging van afspraken
• Ondersteunen bij projectdocumenten, presentaties, notities en besluitvormingsstukken

Rapportage en verantwoording

• Verzamelen en structureren van informatie voor voortgangsrapportages en managementinformatie
• Ondersteunen bij periodieke rapportages die aan de subsidiekaders zijn verbonden
• Ondersteunen bij financiële en capaciteitsmatige overzichten

Informatie, documentatie en borging

• Zorgen voor een overzichtelijke projectadministratie en documentstructuur
• Borgen dat besluiten, afspraken en resultaten vindbaar en herleidbaar zijn vastgelegd
• Bijdragen aan het uniformeren van de PMO-werkwijze binnen het team Bestaanszekerheid (samen met de senior programmasecretaris)

Bijeenkomsten, stakeholders en samenwerking

• Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische en organisatorische zaken, betrokken bij communicatie
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, werksessies en kennissessies met gemeenten en ketenpartners
• Onderhouden van contact- en planningsprocessen met gemeenten, leveranciers en ketenpartners
• Nauw samenwerken met projectleiders, adviseurs, communicatie, financiële ondersteuning en overige secretarissen

Specifiek per project

• Ondersteuning digitale dienstverlening werkdomein (ca. 16 uur per week): planning en voortgang van implementatieactiviteiten, ondersteuning rond VUM, overleggen met UWV, BIDN, BKWI en LORA
• Inburgering (ca. 8 uur per week): voortgang koplopergemeenten en leveranciers, organiseren koplopersbijeenkomsten en kennissessies, contact met DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) en COA (Centraal Orgaan opvang asielzoekers), beheer basistoolkit RP2
• Proactieve Dienstverlening (ca. 8 uur per week): planning en administratie van experimenten gegevensdeling (o.a. rond de AIO-kwijtschelding), overzicht deelnemende gemeenten, bewaking halfjaarlijkse rapportagemomenten

Resultaat van de opdracht

De inzet van de PMO bestaanszekerheid zorgt ervoor dat de drie projecten beschikken over een actuele en werkbare planning, met inzichtelijke acties, besluiten, mijlpalen, risico's en afhankelijkheden. Projectleiders beschikken tijdig over informatie over voortgang en afwijkingen, project overleggen zijn goed voorbereid en afspraken worden aantoonbaar opgevolgd. De projectdocumentatie is logisch, actueel en toegankelijk ingericht, en de benodigde voortgangs- en verantwoordingsrapportages kunnen efficiënt en tijdig worden opgesteld. Er is sprake van een herkenbare, zoveel mogelijk uniforme PMO-werkwijze over de drie projecten, relevante kennis en besluiten zijn aantoonbaar geborgd, en de projectleiders worden aantoonbaar ontlast in de dagelijkse projectorganisatie en -beheersing. Gedurende de opdracht ontwikkelt de PMO zich bovendien naar het zelfstandiger uitvoeren van onderdelen van projectbeheersing en projectsecretariaat, als basis voor mogelijke doorgroei naar een project- of programmasecretarisfunctie.