Omschrijving
Ter versterking van de organisatie zoeken wij een zelfstandige en proactieve ondersteuner die zorgt voor een efficiënte organisatie, goede communicatie en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Als Ondersteuner TSD ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatorische en administratieve ondersteuning van de samenwerking. Je bewaakt processen, zorgt voor een goede informatievoorziening en ondersteunt de voorzitter en betrokken medewerkers bij uiteenlopende werkzaamheden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en draagt actief bij aan een professionele en efficiënte werkwijze.
Mailbox & Informatie
- Beheren van de centrale mailbox van TSD
- Verwerken, registreren en doorzetten van inkomende berichten
- Bewaken van opvolging en afhandeling van acties
Prestatiedoelen
- 95% van de e-mails wordt binnen één werkdag verwerkt
- Geen openstaande urgente berichten ouder dan twee werkdagen
- Actielijst wordt wekelijks bijgewerkt
Vergaderorganisatie
- Inplannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen
- Reserveren van vergaderruimtes en digitale vergaderfaciliteiten
- Bewaken van agenda's en planning
Prestatiedoelen:
- Vergaderverzoeken worden binnen drie werkdagen ingepland
- Jaarplanning is minimaal drie maanden vooruit inzichtelijk
- Minder dan 5% van de vergaderingen hoeft te worden verplaatst vanwege organisatorische fouten
Agenda & Documenten
- Opstellen en verspreiden van agenda's
- Verzenden van vergaderstukken en relevante informatie
- Beheren van documentatie binnen Teams
- Opstellen van besluiten- en actielijsten
- Vastleggen van afspraken en verantwoordelijkheden
Prestatiedoelen:
- Agenda's en stukken worden minimaal vijf werkdagen voorafgaand aan een vergadering verzonden
- Teams-omgeving is actueel en volledig
- Geen documenten ouder dan één maand die nog niet zijn verwerkt of gearchiveerd
- Opschoning en actualiseren teams-omgeving
- Conceptverslagen worden binnen vijf werkdagen na een vergadering verspreid
- Actielijsten zijn actueel en bevatten een eigenaar en einddatum voor iedere actie
Contract & Dossiers
- Actualiseren en beheren van contractdocumenten in teams-omgeving
- Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom contractmanagement
- Signaleren van ontbrekende of verouderde documenten
- Optimaliseren van teams-omgeving
Prestatiedoelen:
- Contractregister is voor 100% actueel
- Nieuwe documenten worden binnen twee werkdagen verwerkt
Ondersteuning Voorzitter
- Voorbereiden van bestuurlijke overleggen
- Adviseren over organisatorische vraagstukken
- Bewaken van afspraken en deadlines
- Assisteren bij beheer en content website TSD
Prestatiedoelen:
- Bestuurlijke stukken zijn tijdig beschikbaar
- Deadlines worden voor minimaal 95% gehaald
Eisen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365 en Microsoft Teams
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie
- Competenties:
- Zelfstandig
- Analytisch
- Resultaatgericht
- Communicatief zowel mondeling als schriftelijk
- Proactief
- Digitaal vaardig.
- Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft Teams en documentbeheer
- Aantoonbare werkervaring met vergader-, agenda- en besluitvormingsprocessen
- 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat zelfstandig, nauwkeurig en resultaatgericht werkt
- 3 voorbeelden waaruit blijkt dat kandidaat communicatief sterk is, zowel mondeling als schriftelijk
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke, bestuurlijke of publieke organisatie
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.