Kwartiermaker VTH Informatievoorziening

De kwartiermaker aanbesteding "IJssellandse VTH informatievoorziening" is verantwoordelijk voor het opzetten en inrichten van een aanbestedingstraject van het regionale VTH+ zaaksysteem. De kwartiermaker legt het fundament van dit traject door een uitvoeringsplan op te leveren en een aanbestedingsgovernance te beschrijven om deze aanbesteding te doorlopen.

Binnen dit uitvoeringsplan en in de governance is er aandacht voor het behouden van draagvlak om de regionale informatievoorziening met 13 organisaties te gebruiken en om regionaal commitment te creëren om deze aanbesteding te doorlopen. De kwartiermaker legt de fundamenten waarop latere projectleiders en inkopers kunnen bouwen.

Verantwoordelijkheden

• Analyseren van de huidige situatie (as-is) op het gebied van inkoop en aanbestedingen;
• Draagvlak en commitment creëren voor het voeren van het aanbestedingstraject;
• Ontwikkelen van een visie, strategie en implementatieplan voor het aanbestedingstraject;
• Inrichten van processen, werkwijzen en kaders (inkoopbeleid, mandatering, escalatielijnen);
• Opzetten van de governance rondom aanbestedingen (rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming);
• Opstellen van bestuurlijke adviezen over inrichting en risico's voor PMT en gemeentesecretarissen;
• Selecteren en implementeren van ondersteunende systemen (TenderNed, Negometrix, contractmanagementtools);
• Overdracht van de opgebouwde structuur naar een vaste organisatie (lijnmanager, projectleiders).

Oplevering

De opdrachtnemer levert uiterlijk aan het einde van de opdracht een vastgesteld uitvoeringsplan en een uitgewerkte governance-structuur op voor de aanbesteding van de regionale VTH-informatievoorziening. De oplevering bevat minimaal een analyse van de huidige situatie, een aanbestedingsstrategie, besluitvormings- en escalatiestructuur, rollen en verantwoordelijkheden, een stakeholder- en draagvlakaanpak voor de 13 deelnemende organisaties, een risicoanalyse en een overdrachtsdocument waarmee het vervolgtraject door projectleiding en inkoop kan worden uitgevoerd.

Werkwijze

• De opdracht wordt zelfstandig uitgevoerd door de opdrachtnemer, zonder hiërarchische aansturing.
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de eigen planning, werkwijze en uitvoering van de werkzaamheden.
• De opdrachtnemer stemt periodiek af met de opdrachtgever over voortgang, risico's en resultaten.
• De opdracht betreft een inspannings- en adviesrol gericht op het opleveren van de beschreven producten; formele besluitvorming blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en de deelnemende organisaties.
• Kennis en documentatie worden gedurende en aan het einde van de opdracht overdraagbaar vastgelegd ten behoeve van de vervolgorganisatie.