Kwartiermaker Overheidsbrede Dienstverlening

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en realiseren van een implementatieaanpak voor de Overheidsbrede Dienstverlening binnen Gemeente Breda. De opdracht richt zich op het verbinden van betrokken partijen, het verbeteren van processen en het creëren van een duurzame werkwijze die bijdraagt aan toegankelijke en samenhangende dienstverlening voor inwoners.

De opdrachtnemer realiseert de volgende opdrachtresultaten:

• Ontwikkelen en uitvoeren van een implementatieaanpak voor de Overheidsbrede Dienstverlening.
• Analyseren en optimaliseren van werkprocessen.
• Opleveren van voorstellen, instrumenten en documentatie die de opdrachtgever in staat stellen de nieuwe werkwijzen duurzaam te borgen.
• Organiseren en faciliteren van werksessies, presentaties en implementatieactiviteiten.
• Leveren van adviesproducten en interventies die bijdragen aan de implementatie van de Overheidsbrede Dienstverlening.
• Verbinden van belangen van interne en externe stakeholders en creëren van draagvlak voor de implementatie.
• Monitoren van voortgang, signaleren van knelpunten en formuleren van verbetermaatregelen.
• Versterken van integraal werken en samenwerking tussen gemeentelijke organisatieonderdelen, maatschappelijke partners en ketenorganisaties.

De opdracht bevindt zich op het snijvlak van dienstverlening, sociaal domein en organisatieontwikkeling.

Fase 1: Analyse en implementatievoorbereiding

• Analyse van bestaande werkprocessen.
• Implementatieaanpak voor de Overheidsbrede Dienstverlening inclusief planning en fasering, risico's, afhankelijkheden en beheersmaatregelen en een voorstel voor borging van de dienstverlening.
• Stakeholderanalyse.

Fase 2: Implementatie en organisatieontwikkeling

• Uitgevoerde werksessies en presentaties.
• Vastgestelde werkafspraken en aangepaste werkprocessen, inclusief geoptimaliseerde processen, afspraken voor samenwerking met relevante ketenpartners en benodigde informatie- en kennismaterialen.
• Implementatieactiviteiten binnen betrokken organisatieonderdelen, inclusief georganiseerde kennis- en implementatiesessies, vastgelegde documentatie voor beheer en doorontwikkeling.

Fase 3: Borging en overdracht

• Borgingsplan voor nieuwe werkwijzen inclusief aandachtspunten voor governance en samenwerking en kritische succesfactoren.
• Advies voor verdere doorontwikkeling.
• Eindrapportage inclusief een overzicht van gerealiseerde resultaten ten opzichte van de opdrachtdoelstellingen.

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de eigen werkwijze, planning, inrichting en aanpak. De opdrachtgever beoordeelt de opdracht op de gerealiseerde resultaten en opgeleverde producten, niet op de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Voor het realiseren van de opdrachtresultaten onderhoudt de opdrachtnemer zelfstandig de noodzakelijke contacten met betrokken stakeholders binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Deelname aan overleggen vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is voor het bereiken van de overeengekomen opdrachtresultaten.

De opdracht vereist afstemming met relevante interne en externe stakeholders, waaronder vertegenwoordigers van Schulden & Preventie, KBFID, IMW, SMO en betrokken ketenpartners. Deze afstemming heeft het karakter van informatie-uitwisseling, validatie van producten en het verkrijgen van draagvlak voor de op te leveren resultaten.

De opdrachtnemer verstrekt maandelijks een voortgangsrapportage over de gerealiseerde resultaten, de status van de deliverables en eventuele risico's voor de oplevering.

De opdracht wordt in beginsel zelfstandig en plaats onafhankelijk uitgevoerd. Aanwezigheid op gemeentelijke locaties in Breda vindt uitsluitend plaats voor activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan het realiseren van de overeengekomen opdrachtresultaten, zoals werksessies, stakeholdergesprekken, validatie van tussenproducten en presentatie van opleveringen.

Eindresultaat

De opdracht resulteert in een geïmplementeerde en geborgde aanpak voor Overheidsbrede Dienstverlening binnen Gemeente Breda, waarbij werkprocessen, samenwerkingsafspraken en implementatieactiviteiten zijn ingericht en draagvlak is gecreëerd bij de betrokken organisaties en stakeholders.

Aan het einde van de opdracht zijn ten minste de volgende producten opgeleverd:

• Implementatieaanpak Overheidsbrede Dienstverlening.
• Geactualiseerde en vastgelegde werkprocessen en werkafspraken.
• Benodigde informatie-, kennis- en ondersteuningsmaterialen.
• Overzicht van uitgevoerde implementatieactiviteiten en behaalde resultaten.
• Borgings- en overdrachtsadvies voor de verdere uitvoering en doorontwikkeling.