Kwartiermaker Facilitair BWD-Huizen

De gemeente Ede werkt aan de verdere professionalisering van de organisatie rondom de Buurt-, Wijk- en Dorpshuizen (BWD-huizen). De rol van de BWD-huizen binnen de sociale basis wordt steeds belangrijker, terwijl de verantwoordelijkheden van besturen toenemen en de ondersteuningsvraag richting de gemeente groeit. Tegelijkertijd zijn taken en verantwoordelijkheden rondom het facilitair beheer binnen de gemeentelijke organisatie versnipperd belegd.

Om de BWD-huizen toekomstbestendig te organiseren zoekt de gemeente een kwartiermaker die de basis legt voor de toekomstige rol van Coördinerend Beheerder / Facilitair Coördinator BWD-huizen. De kwartiermaker ondersteunt BWD-huizen bij complexe facilitaire vraagstukken, ontwikkelt uniforme werkwijzen, brengt structuur aan in processen en adviseert over de inrichting en borging van deze nieuwe coördinerende rol binnen de gemeentelijke organisatie. De opdracht is resultaatgericht en niet bedoeld als vervanging van een structurele functie.

Werkzaamheden

• Inventariseren van de huidige werkwijzen rondom beheer en onderhoud van de BWD-huizen;
• Identificeren van mogelijkheden voor harmonisatie van beheer- en onderhoudsprocessen;
• Ontwikkelen en vastleggen van uniforme werkwijzen, processen en kaders voor facilitair beheer;
• Verkennen van mogelijkheden voor gezamenlijke inkoop;
• Bevorderen van de samenwerking tussen de verschillende BWD-huizen en betrokken gemeentelijke afdelingen;
• Fungeren als aanspreekpunt voor complexe facilitaire vraagstukken;
• Ondersteunen van besturen en beheerders bij facilitaire vraagstukken;
• Ondersteunen bij de opstart van nieuwe besturen en locaties;
• Adviseren bij huisvestings-, onderhouds-, nieuwbouw- en verbouwingsvraagstukken;
• Vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden en werkprocessen;
• Opstellen van een overdrachtsdocument en een advies voor de structurele inrichting van de rol Coördinerend Beheerder / Facilitair Coördinator BWD-huizen;
• Opleveren van een eindrapportage met aanbevelingen voor de verdere professionalisering van het facilitair beheer.

Gewenste resultaten

Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten opgeleverd:

• Overzicht huidige en gewenste werkwijzen per BWD-huis;
• Geharmoniseerde werkwijzen voor facilitair beheer en onderhoud;
• Voorstel voor gezamenlijke inkoop (indien passend);
• Ondersteuning van BWD-huizen bij complexe facilitaire vraagstukken;
• Overdrachtsdocument met structurele werkwijzen;
• Advies voor structurele inrichting rol Facilitair Coördinator BWD-huizen;
• Eindrapportage met aanbevelingen voor doorontwikkeling.