Epic Owner Grens en Migratie

Als Epic owner in de context van SAFe en projectleider in de context van PPM ben jij de enthousiaste spil in het subdomein Grens en Migratie en lever je primair ondersteuning aan het kernteam en de Product Owners en Product Manager van het subdomein, waar je op dagelijkse basis nauw mee samenwerkt en daarnaast een hechte band mee opbouwt. Je werkzaamheden zijn veelzijdig, dynamisch en sterk afwisselend. Je ondersteunt de collega's ondermeer met het opstarten en uitvoeren van projecten/voortbrenging in een SAFe/Agile context en draag je bij aan kwaliteitsverbeteringen binnen het domein.

Werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van (project/product)administratie binnen de sectie en/of subdomein.
• Adviseert en ondersteunt het kernteam (sectie en/of subdomein) bij de besturing van projecten/producten door:
  • Het afstemmen met, begeleiden van en toezicht houden op (de voortgang in) werkzaamheden die door derden (bijv. leveranciers) worden uitgevoerd;
  • De mogelijkheid tot optreden als teamleider t.a.v. een specifiek onderdeel (deelopdracht) binnen het project/product waarbij sprake is van meer routinematige werkzaamheden;
  • Het aanleveren van informatie en kennis die opgedaan is in het project/product op inhoudelijke, procesmatige en procedurele aspecten van besluitvorming en realisatie in de verschillende fasen van het project/product;
  • Het beoordelen en interpreteren van rapportages om eventuele knelpunten te signaleren en de IT manager/productmanager te adviseren over mogelijke oplossingsrichtingen;
  • Het fungeren als voorzitter bij bijeenkomsten.
• Verantwoordelijk voor accreditatie systemen en koppelingen volgens defensiestadaard
• Het voorbereiden en overdragen van werkzaamheden aan de beheerders en systeemmanagers
• Zet projectadministraties op en voert projectadministraties uit door:
  • Het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning bij het opstellen van voorcalculaties voor offertes (betreft niet offertes uitwerken/opstellen);
  • Het, in overleg met de resultaatverantwoordelijke, opzetten en uitvoeren van projectadministraties van toegewezen projecten/producten;
  • Het administreren van de projectplannings- en projectvoortgangsgegevens, alsmede de projectdocumentatie en –correspondentie en andere dagelijkse administratieve werkzaamheden;
  • Het invulling geven aan de secretariële ondersteuning van de projecten/producten (agendabeheer, e-mail verzorgen, vergaderingen voorbereiden, vergaderverslagen maken e.d.);
  • Het zorgdragen voor het goed functioneren van de infrastructuur en andere logistieke zaken ten behoeve van projecten/producten;
  • Het signaleren en tijdig rapporteren van knelpunten in de projectvoortgang en andere project-kritische aspecten (planning, mijlpalen, capaciteit, overschrijding budget e.d.);
  • Het assisteren van projectteammedewerkers bij presentaties, aanpassing van documenten e.d.;
  • Het ondersteunen bij de inrichting en de uitwerking van projectafsluitingen;
  • Het rapporteren aan de betrokken resultaatverantwoordelijke.
• Ondersteunt realisatie van projecten/producten door:
  • Het opstellen van werkinstructies, richtlijnen en handboeken voorde opleiding van gebruikers(beheer);
  • Het bijstellen, uitwerken, vastleggen en uitvoeren van afspraken en (rand)voorwaarden ten behoeve van projectproducten;
  • Het signaleren en rapporteren van knelpunten in planning, capaciteit, voortgang en budget;
  • Proactief meedenken en werken aan procesverbeteringen;
  • Organiseren en faciliteren van evenementen, bijeenkomsten en vergaderingen, incl. notuleren, actie- en besluitlijsten e.d.;
  • Tevens het kunnen begeleiden van werkoverleggen;
  • Monitoren dat het project/product voldoet aan de geldende (kwaliteit)voorschriften en indien nodig voorstellen doen ter optimalisatie.

Context

Als Epic Owner kom je te werken binnen COMMIT (Commando Materieel & IT). Binnen het COMMIT vormt het JIVC (Joint Informatievoorziening Commando) hét IT bedrijf van Defensie. Jouw opdracht wordt binnen het JIVC vormgegeven door subdomein Grens & Migratie. Dit subdomein werkt primair aan de systeemketens voor de grenstaken van de Koninklijke Marachaussee (KMar).

Binnen subdomein Grens & Migratie wordt er door meerdere interne ontwikkelteams gebouwd aan de benodide IT functionaliteit voor diverse Europse verordeningen. Deze werkzaamheden worden zo veel mogelijk op basis van het SAFe framework gecombineerd met de Agile mindset uitgevoerd. Als Product Owner vorm je de schakel tussen de business en het developmentteam. Jij ondersteunt de de visie van de COC2-I&V afdeling en zet de visie in om producten en features te ontwikkelen die waarde toevoegen voor de grenswachter als eindgebruiker. Hierdoor ben je als Product Owner continue bezig met het maximaliseren en toevoegen van de waarde en door het proactief managen van de product backlog. Je beheert en prioriteert de uit te voeren Epics en stemt deze af met de Product Owners van de diverse ontwikkelteams én onderhoudt nauw contact met de Product Manager.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbende
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden