Beheer en Oplevering Civiele Kunstwerken

Deze opdracht vind specifiek plaats voor zowel gemeente Hilversum als Wijdemeren. Na 1 januari 2027 zal dit de Gemeente Hilversum betreffen in totaliteit.

Doelstelling

Het opleveren van een actueel, onderbouwd en uitvoerbaar beheer- en onderhoudsdossier voor de gemeentelijke civiele kunstwerken, inclusief prioriteiten, maatregelen, planning en financiële aandachtspunten.

Achtergrond en doel

Bruggen, viaducten, tunnels, duikers en vergelijkbare civiele constructies zijn essentieel voor een veilige en betrouwbare openbare ruimte. De gemeente wil inzicht hebben in de technische staat van het areaal en in de maatregelen die nodig zijn om de objecten veilig, doelmatig en duurzaam in stand te houden.

De opdrachtnemer voert de hieronder beschreven werkzaamheden zelfstandig uit en levert de afgesproken producten op. De opdracht is gericht op concrete resultaten en overdraagbare documentatie. De definitieve areaalgegevens, beschikbare inspectierapporten en gemeentelijke formats worden bij aanvang beschikbaar gesteld voor zover aanwezig.

Werkzaamheden

De opdracht omvat het analyseren van beschikbare beheerinformatie, het beoordelen van inspectieresultaten, het identificeren en prioriteren van onderhoudsbehoeften en het opstellen van een praktisch uitvoerbaar beheer- en onderhoudsdossier. De opdrachtnemer stemt inhoudelijke raakvlakken af met de door de gemeente aangewezen contactpersoon en relevante interne en externe partijen.

Inventariseren en beoordelen van beschikbare objectgegevens, inspectierapporten, onderhoudshistorie en lopende werkzaamheden.

• Signaleren van ontbrekende, verouderde of tegenstrijdige beheerinformatie en deze vastleggen in een overzicht;
• Vertalen van beschikbare inspectiegegevens naar onderbouwde onderhouds-, herstel- of nader-onderzoeksmaatregelen;
• Prioriteren van maatregelen op basis van veiligheid, technische staat, risico, urgentie en beschikbare informatie;
• Opstellen van een meerjarige onderhouds- en maatregelenplanning, met indicatieve kosten waar de beschikbare gegevens dat toelaten;
• Opstellen van een overdraagbaar einddossier met bevindingen, keuzes, aandachtspunten en aanbevelingen voor vervolgbeheer.

Op te leveren producten

De opdracht wordt als afgerond beschouwd wanneer de onderstaande producten compleet, controleerbaar en bruikbaar zijn opgeleverd en de gemeente de producten heeft beoordeeld volgens de acceptatiecriteria.

• Start- en informatieanalyse
  • Overzicht van ontvangen bronnen, scope, uitgangspunten, ontbrekende informatie, risico’s en voorgestelde werkwijze.
  • Binnen 2 weken na start
• Geactualiseerd areaal- en datakwaliteitsoverzicht
  • Overzicht van de beschikbare civiele kunstwerken en relevante objectgegevens; signalering van ontbrekende of onbetrouwbare gegevens.
  • Na analyse van de broninformatie
• Inspectie- en risicoanalyse
  • Samenvatting per object of objectgroep van relevante inspectiebevindingen, gebreken, veiligheidsaandachtspunten en benodigde vervolgacties.
  • Halverwege de opdracht
• Geprioriteerd maatregelenregister
  • Lijst met voorgestelde onderhouds-, herstel-, vervangings- of onderzoeksmaatregelen, onderbouwing, prioriteit en afhankelijkheden.
  • Concept vóór het einddossier
• Meerjarige onderhoudsplanning
  • Planning van maatregelen voor de afgesproken planperiode, met prioriteit, fasering en indicatieve kosten indien voldoende informatie beschikbaar is.
  • Concept vóór het einddossier
• Eindrapportage en overdracht
  • Samenvatting, definitieve producten, openstaande punten, aanbevelingen, aannames en overdrachtsinformatie in bewerkbaar formaat.
  • Uiterlijk op de overeengekomen einddatum

De genoemde momenten zijn indicatief en moeten bij opdrachtverlening worden afgestemd op de definitieve looptijd en beschikbaarheid van gegevens.

Acceptatiecriteria

De gemeente beoordeelt de producten op volledigheid, navolgbaarheid en bruikbaarheid. Een product voldoet minimaal wanneer:

• de afgesproken onderdelen zijn opgenomen en logisch gestructureerd zijn;
• bevindingen herleidbaar zijn tot de aangeleverde bronnen of duidelijk als inschatting of aanbeveling zijn gemarkeerd;
• prioriteiten en voorgestelde maatregelen inhoudelijk zijn onderbouwd;
• ontbrekende gegevens, aannames, beperkingen en onzekerheden expliciet zijn vermeld;
• de planning en het maatregelenregister onderling consistent zijn;
• de bestanden digitaal, doorzoekbaar en waar van toepassing bewerkbaar worden aangeleverd;
• opmerkingen van de gemeente binnen de afgesproken beoordelingsronde zijn verwerkt.

Afbakening en uitgangspunten

• De opdracht is gebaseerd op de informatie die de gemeente beschikbaar stelt. Het uitvoeren van fysieke inspecties, constructieve berekeningen, destructief onderzoek of specialistisch onderzoek valt er niet automatisch onder.
• Het daadwerkelijk uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, het aansturen van aannemers namens de gemeente en het nemen van bestuurlijke of budgettaire besluiten vallen buiten de opdracht, tenzij schriftelijk aanvullend overeengekomen.
• De opdrachtnemer adviseert over technische aandachtspunten en maatregelen; formele besluitvorming en opdrachtverstrekking blijven bij de gemeente.
• Als essentiële informatie ontbreekt of een veiligheidsrisico wordt vermoed, meldt de opdrachtnemer dit onverwijld aan de aangewezen gemeentelijke contactpersoon en legt de beperking en aanbevolen vervolgstap vast.
• De definitieve scope, planperiode, beschikbare gegevens, formats en eventuele systemen worden vóór de start schriftelijk bevestigd.