Adviseur HR Finance Systemen

De divisies Human Resources (HR) en Finance & Control (F&C) maken voor de ondersteuning en uitvoering van HR en F&C processen al vele jaren gebruik van verschillende modules en add-ons op SAP. De belangrijkste processen die met behulp van SAP worden ondersteund zijn:

• Personeels- en salarisadministratie en Employee en Manager Self Services (HR Core)
• Talentmanagementprocessen als Recruiting, Onboarding en Performance Management
• Add-ons voor Verzuimmanagement, Arbo-interface, Keuzemodel en Document Management (personeelsdossier en documentgeneratie)
• Payroll
• Financiële administratie en treasury
• Financiële projecten administratie
• Business control

Een deel van de processen (1 t/m 3) wordt via de SAP Cloud ondersteund (SAP SuccessFactors) en een deel (4 t/m 7) On premise (SAP ECC). Daarnaast worden binnen het Finance domein de declaratieprocessen ondersteund door Declaree en de factuurafhandeling, het bestelproces en de contractadministratie met gebruik van ProActis.

SAP is breed geïntegreerd binnen de bedrijfsvoering van Tilburg University en een van de kritische en kernsystemen van Tilburg University. Voor het beheer en onderhoud van SAP zijn er contracten met meerdere externe partners.

Momenteel spelen er een aantal ontwikkelingen binnen het SAP-domein die de universiteit ertoe dwingen om:

• Toekomstbestendige keuzes te maken vanwege een noodzakelijk vervangingsvraagstuk van SAP ECC on premise (einddatum huidige support omgeving d.d. 31 december 2027) en in te kunnen spelen op de nieuwste en state-of-the art technologieën als AI;
• Noodzakelijke aanbestedingen voor te gaan bereiden voor contracten die aflopen; en
• Een roadmap uit te werken om vervolgens gerichte projecten uit te zetten om de continuïteit van de HR en F&C processen en dienstverlening te kunnen blijven borgen en de effectiviteit en efficiëntie verder te optimaliseren.

Het CvB heeft de opdracht gegeven aan de directeuren HR, Finance, LIS (IT) en FS (Inkoop) om in gezamenlijkheid besluitvorming te gaan organiseren over de noodzakelijke governance, aanpak, aanbesteding- en implementatiestrategie. Daarbij is ook een faculteitsdirecteur aangehaakt om de eindgebruikers te vertegenwoordigen. De genoemde directeuren vormen gezamenlijk de stuurgroep om bestuurlijke besluitvorming door het College van Bestuur voor te bereiden op de aangegeven ontwikkelingen en besluiten te gaan realiseren.

Inhuur van een extern expert die Tilburg University adviseert en begeleidt ten aanzien van:

• Het samen met het kernteam voorbereiden en opstellen van documenten voor bestuurlijke besluitvorming over de scope, aanpak en noodzakelijke randvoorwaarden van het project;
• Adviseren over een toekomstbestendige roadmap (plateauplanning) en design principles op het HR en Finance domein;
• Inzichtelijk maken van de organisatorische en financiële impact van keuzes en/of scenario’s;
• Het op basis van besluiten en aanpak meedenken over de impact op de te volgen aanbestedingsstrategie; en
• Samen met het kernteam de strategie uitzetten om besluitvorming in en door de stuurgroep te faciliteren.
• Eventueel (ad hoc) advisering tijdens het vervolgtraject.