Strategisch adviseur/projectleider informatiebeheer

We zoeken iemand die graag stevig bijdraagt aan het informatie- en het archiefbeheer in onze organisatie. Iemand die op inhoud een aantal (advies)opdrachten oppakt en inhoudelijke vraagbaak kan zijn voor collega’s en voor de waarnemend teamleider in het Informatie Control en –Beheer (ICB) team dat valt binnen programma Stuurinformatie en Administratie (SIA). Iemand die ruime kennis en ervaring heeft in het uitvoering geven aan de Archiefwet en aanpalende wet- en regelgeving, waaronder de Wet open overheid.

De organisatie is grote stappen aan het maken in het professionaliseren van het informatiebeheer. We richten ons daarbij op alle digitale informatiestromen en –dragers en zetten de organisatie zelf aan het werk bij het op orde houden van het informatiebeheer. Tegelijk wordt er nog een restant papieren archief weggewerkt en gedigitaliseerd.

Door het vertrek van de huidige teamleider zoeken we ter overbrugging iemand die gedurende de komende ca. 6 maanden, waarin we een structurele opvolger werven, een aantal inhoudelijke adviestaken oppakt en ook op inhoud het team kan helpen. De coördinerende teamleiders- en MT-taken worden door een andere teamleider waargenomen, waarmee je gaat samenwerken en onder wiens verantwoordelijkheid je valt. De eindverantwoordelijkheid richting o.a. directie en bestuur liggen bij de programmamanager SIA. En de personele verantwoordelijkheden liggen bij de hiërarchisch-manager CIO-SIA.

Concrete opdrachten waar we nu aan denken (in onderling overleg bepalen we prioriteiten):

• Achtervang en hulp op het takenpakket van de adviseur informatiebeheer, bijv. deelname in de IPO-vakgroep DUTO.
• Overleggen met serviceteam Corsa (contact warm houden), doorvoeren van verbetering in het zaaksysteem (zoals de koppeling met sharepoint/teams), die zijn blijven liggen als gevolg van de cloudgang, en deelname aan de projectgroep of werkgroep voor het doorvoeren van de auditbevindingen Corsa.
• Aanspreekpunt voor verbinding ICB-ICT voor zover nodig t.a.v. G-schijf migratie en transformatie ICT (naar de Cloud) en de rol van ICB zuiver houden in dat proces.
• Meewerken in het proces herijking bestuurlijke besluitvorming, over positionering Woo en visievorming zaaksysteem. Vanuit ICB-oogpunt advies leveren t.a.v. het zaaksysteem van de toekomst, n.a.v. bevinding provinciearchivaris in haar jaarverslag.
• Begeleiding afronding beleidsdocument over bewaren van websites, sociale media, berichtenverkeer, e-mail en agenda-items. Het document is in een vergevorderd stadium. Hiervoor is ook nodig om te weten wat er landelijk speelt op dit thema.
• Advies opstellen over role based acces, i.s.m. de Projectleider In-, Door- en Uitstroom (IDU). Wat we graag zouden zien, op vlak van I (instroom), is dat er een proces komt waarbij nieuwe medewerkers (ook inhuur) bij de start instructie krijgen over werken met informatie. Je gaat dit deel van de onboarding opzetten, en neemt daarin ook mee de opleiding voor alle medewerkers van de organisatie.
• Voorbereiding presentatie voor Statencommissie S&V over werken met informatie c.q.  beveiliging/Woo, i.s.m. de Woo coördinator die binnen het ICB-team valt en met de CIO office (o.a. Functionaris Gegevensbescherming).
• Inregelen beheer Octobox: wie is budgeteigenaar, systeemeigenaar en wat is benodigd budget voor de langere termijn.
• Begeleiding en ondersteuning Woo team t.a.v. projecten actieve en passieve openbaarmaking. Organiseren van het publicatie platform.
• Informatiebeheerplan voor het programma SIA opleveren: het concept document verder helpen invullen, regie hierop, samenwerken met de teamleiders binnen SIA.
• Opleveren van een visie op het werken met informatie voor de toekomst. Het werkveld is chefsache, een vanzelfsprekend onderdeel van het takenpakket van eenieder, heeft te maken met digitalisering en is continu in beweging. Stel een visiedocument op over hoe in dat speelveld het werken met informatie en de organisatie daarvan mee dient te ontwikkelen.