Omschrijving
Gemeente Nieuwegein wil de continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie waarborgen en tegelijkertijd een verbeterslag maken in het functioneel beheer van het HR-systeem Youforce. Hiervoor zoekt de gemeente de juiste professionals die aangeboden worden dooréén partij. Gezien de aard van de werkzaamheden en de benodigde expertise verwacht Gemeente Nieuwegein dat er twee professionals nodig zijn: één ervaren salarisadministratie medewerker en één (of mogelijk zelfs meerdere) specialiste op het gebied van functioneel beheer en optimalisatie van Youforce.
Doelstelling
De salarisadministratie is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering van Gemeente Nieuwegein. Doordat een medewerker van ons met pensioen is gegaan is er momenteel sprake van capaciteitsproblemen en is extra ondersteuning nodig om de continuïteit te waarborgen en de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden. Gemeente Nieuwegein zoekt een ervaren salarisadministratie medewerker die direct inzetbaar is en zelfstandig kan opereren binnen het team van de salarisadministratie in de afdeling OPF (Organisatie, Personeel en Financien).
Werkzaamheden
- Het leveren van een salarisadministratie medewerker met aantoonbare ervaring in gemeentelijke context en kennis van relevante wet- en regelgeving
- Het waarborgen van tijdige en correcte verwerking van salarismutaties, declaraties, inhoudingen en uitbetalingen
- Het ondersteunen bij de maandelijkse salarisruns en het uitvoeren van controles op juistheid en volledigheid
- Het bijdragen aan het wegwerken van achterstanden en het verbeteren van werkprocessen binnen de salarisadministratie
Resultaten
- De salarisadministratie verloopt zonder verstoringen en voldoet aan de geldende kwaliteitseisen
- Er is meer grip op de werkvoorraad
- Er zijn verbeteringen doorgevoerd in de werkprocessen die bijdragen aan efficiëntie en foutreductie
Functioneel Beheer
Youforce is het centrale HR-systeem van Gemeente Nieuwegein en speelt een belangrijke rol in de digitale ondersteuning van HR-processen. De inrichting van het systeem sluit momenteel onvoldoende aan op de behoeften van gebruikers en de gewenste procesondersteuning. Gemeente Nieuwegein wil een verbeterslag maken in het functioneel beheer en de inrichting van Youforce, zodat het systeem optimaal ondersteunt in de uitvoering van HR-taken.
- Het leveren van een functioneel beheerder met aantoonbare ervaring in Youforce en kennis van HR-processen binnen de overheid voor 32 uur in de week
Optimalisatietraject
Daarnaast zijn wij bezig met een optimalisatietraject ten behoeve van de inrichting en werking van Youforce. Daarbij verlangen wij de opdrachtnemer ondersteuning bij:
- Het uitvoeren van een analyse van de huidige inrichting en het opstellen van een verbeterplan
- Het doorvoeren van verbeteringen in de inrichting van Youforce, inclusief het testen en documenteren van wijzigingen
- Het trainen en ondersteunen van gebruikers bij het werken met het vernieuwde systeem
Het is goed om te weten dat we deze optimalisatieopdracht flexibel willen inzetten. Wij hebben bovenaan de uitvraag een maximaal verwachte inzet opgenomen van 40 uur. Het kan zijn dat dit naar beneden of boven moet bijgesteld worden naargelang de behoefte van dat moment.
Resultaten
- Youforce is ingericht conform de behoeften van de organisatie en ondersteunt de HR-processen optimaal
- Gebruikers ervaren minder knelpunten en zijn beter in staat om zelfstandig met het systeem te werken
- Er is een structureel beheer ingericht met duidelijke afspraken en documentatie
Eisen
- Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- De salarisadministrateur heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van salarisadministratie werkzaamheden binnen een gemeente
- De salarisadministrateur heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van salarisadministratie werk in de applicatie Youforce
- De functioneel beheerder heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van salarisadministratie werk in de applicatie Youforce
- Competenties:
- Projectmanagement
- Draagvlak creëren
- Proactief
- Communicatief vaardig
Wensen
- Duidelijkheid in de beschrijving van en samenhang in de fasering van de te verrichten werkzaamheden
- Inzicht in de eerste inschatting van de doorlooptijd en beschrijving van waar de ‘blinde’ vlekken en onzekerheden zitten
- Duidelijkheid in de beschrijving van welke type professionals per fase worden ingezet, hoeveel, tegen welk uurtarief en eerste ureninschatting
- Duidelijkheid in de omschrijving van kansen, risico’s en randvoorwaarden die opdrachtnemer ziet om de resultaten wel/niet gerealiseerd te krijgen
- De wijze waarop de opdrachtnemer de voortgang op de opdracht en de realisatie van de resultaten monitort en terugkoppelt aan de opdrachtgever
- De wijze waarop de opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding van de opdracht
- De mate waarin uw aanpak relevant is voor onze opdracht
- De mate van volledigheid en concreetheid van uw plan van aanpak
- De mate waarin u een realistische en haalbare werkwijze voorstelt
- Mate van relevatie van de ervaring voor onze opdracht
- Mate waarin kandidaat weet te overtuigen geschikt te zijn voor de functie
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.