Omschrijving
Onze organisatie heeft de afgelopen jaren stappen gezet in het verbeteren van haar informatiehuishouding. Met de implementatie van de E-Data applicatie zijn belangrijke functies zoals anonimiseren en publiceren operationeel. Het project bevindt zich nu in de afrondende fase: de zoekfunctionaliteit moet nog worden geoptimaliseerd en de aandacht verschuift in september 2025 naar adoptie en inbedding in het werkproces.
Tegelijkertijd ligt er een stevige opgave op het gebied van archivering en documentmanagement, met directe impact op onze Woo-verplichtingen. Het belang van een duurzame, betrouwbare en transparante informatiehuishouding is hoog. Dit maakt dat de komende periode cruciaal is voor het aantoonbaar op orde brengen van ons archief, zowel fysiek als digitaal.
Doelstelling
Een betrouwbaar en actueel archief is geen luxe - het is een voorwaarde voor transparant bestuur. De Woo stelt steeds hogere eisen aan de vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie. Zonder een geordend archief zijn we niet in staat tijdig en volledig te voldoen aan informatieverzoeken, laat staan proactief te publiceren. Daarnaast zal in de komende jaren ook de nieuwe Archiefwet van kracht worden. Deze opdracht is daarom van strategisch belang voor het bestuurs- en ambtelijk vertrouwen in onze informatiehuishouding.
Werkzaamheden
- Stelt een procedure op voor de digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen
- Voert regie op het vernietigingsproces van het digitale archief over de periode van 2019-2024
- Ondersteunt DIM medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek
- Draagt bij aan de bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid
Resultaten
- Fysiek archief 2022–2024 is vernietigd:
- Procedure opgesteld in de vorm van een vernietigingslijst en besluit
- De uitvoering van digitale vernietiging is gerealiseerd conform wettelijke eisen uit de archiefwet
- Digitale vernietiging van 2019-2024
- Digitaal vernietigingsprotocol opgesteld en vastgesteld, conform Archiefwet en selectielijst
- Uitvoering vastgelegd in vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid
- Digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure, conform Archiefwet en AVG. Hiermee is aantoonbare naleving van archief- en privacywetgeving geborgd
- Optimalisatie archief en zaaksysteem
- Het zaaksysteem Corsa is opgeschoond en heringericht met uniforme metadata en opgesplitste dossiers, zodat de koppeling met de Woo-applicatie eData leidt tot snellere en volledigere beantwoording van Woo-verzoeken
- Medewerkers worden meegenomen in extra toelichting en uitleg over het belang van archivering en hun rol binnen dit proces
Eisen
- Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIM medewerker
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Je herkent jezelf in de volgende competenties/vaardigheden:
- Deskundigheid
- Accuratesse
- Analyseren
- Communiceren
- Samenwerken
- Integriteit
- Probleemoplossend vermogen
Wensen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als DIM medewerker
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling
- Aantoonbare werk ervaring met een zaaksysteem bij voorkeur CORSA, Woo-applicatie eData
- Aantoonbare werkervaring met het toelichten en complete en correcte uitleg over het belang van archiveren en het proces
Als specialist in interim opdrachten voor overheidsinstellingen hebben wij door de jaren heen een unieke expertise opgebouwd. Wij kennen de markt, begrijpen jouw ambities en weten precies hoe wij jouw talent kunnen matchen met de juiste organisaties.
Onze persoonlijke aanpak gaat verder dan alleen bemiddelen - wij investeren in langdurige partnerschappen en zorgen ervoor dat elke stap in jouw carrière goed doordacht en succesvol is.
Onze marge voor de dienstverlening is €2,50 van het afgesproken uurtarief.
Als ervaren recruitment partner nemen wij het volledige selectie- en administratieve proces voor onze rekening. Jij kunt je volledig concentreren op je vakgebied, terwijl wij zorgen voor optimale matchmaking en professionele begeleiding gedurende de hele opdracht.
Daarnaast houden wij de voortgang van lopende opdrachten nauwlettend in de gaten. Al voordat een opdracht afloopt, gaan wij proactief op zoek naar nieuwe mogelijkheden die aansluiten bij jouw expertise en ambities.
Blijf automatisch op de hoogte van relevante opdrachten door onze gerichte e-mail notificaties. Onze slimme matching zorgt ervoor dat je alleen opdrachten ontvangt die aansluiten bij jouw expertise, ervaring en voorkeuren.
Is deze opdracht iets voor jou?
Past jouw ambitie, kennis en talent bij deze opdracht? Schrijf in via de knop.
De opdracht is helaas niet meer beschikbaar
Maar er staan nog veel andere interessante opdrachten voor je klaar.
Vragen over de opdracht?
Neem contact op met onze opdracht adviseur via info@tentalent.nl, of via een van de kanalen hieronder.
Vragen over de opdracht?
Neem contact op met onze opdracht adviseur via info@tentalent.nl, of via een van de kanalen hieronder.
De opdracht is helaas niet meer beschikbaar
Maar er staan nog veel andere interessante opdrachten voor je klaar.
