Projectmedewerker DIM Informatiebeheer Archivering

Onze organisatie heeft de afgelopen jaren stappen gezet in het verbeteren van haar informatiehuishouding. Met de implementatie van de E-Data applicatie zijn belangrijke functies zoals anonimiseren en publiceren operationeel. Het project bevindt zich nu in de afrondende fase: de zoekfunctionaliteit moet nog worden geoptimaliseerd en de aandacht verschuift in september 2025 naar adoptie en inbedding in het werkproces.

Tegelijkertijd ligt er een stevige opgave op het gebied van archivering en documentmanagement, met directe impact op onze Woo-verplichtingen. Het belang van een duurzame, betrouwbare en transparante informatiehuishouding is hoog. Dit maakt dat de komende periode cruciaal is voor het aantoonbaar op orde brengen van ons archief, zowel fysiek als digitaal.

Doelstelling

Een betrouwbaar en actueel archief is geen luxe - het is een voorwaarde voor transparant bestuur. De Woo stelt steeds hogere eisen aan de vindbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van overheidsinformatie. Zonder een geordend archief zijn we niet in staat tijdig en volledig te voldoen aan informatieverzoeken, laat staan proactief te publiceren. Daarnaast zal in de komende jaren ook de nieuwe Archiefwet van kracht worden. Deze opdracht is daarom van strategisch belang voor het bestuurs- en ambtelijk vertrouwen in onze informatiehuishouding.

Werkzaamheden

• Stelt een procedure op voor de digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen
• Voert regie op het vernietigingsproces van het digitale archief over de periode van 2019-2024
• Ondersteunt DIM medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek
• Draagt bij aan de bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid

Resultaten

• Fysiek archief 2022–2024 is vernietigd:
  • Procedure opgesteld in de vorm van een vernietigingslijst en besluit
  • De uitvoering van digitale vernietiging is gerealiseerd conform wettelijke eisen uit de archiefwet
• Digitale vernietiging van 2019-2024
  • Digitaal vernietigingsprotocol opgesteld en vastgesteld, conform Archiefwet en selectielijst
  • Uitvoering vastgelegd in vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid
  • Digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure, conform Archiefwet en AVG. Hiermee is aantoonbare naleving van archief- en privacywetgeving geborgd
• Optimalisatie archief en zaaksysteem
  • Het zaaksysteem Corsa is opgeschoond en heringericht met uniforme metadata en opgesplitste dossiers, zodat de koppeling met de Woo-applicatie eData leidt tot snellere en volledigere beantwoording van Woo-verzoeken
  • Medewerkers worden meegenomen in extra toelichting en uitleg over het belang van archivering en hun rol binnen dit proces