Projectmanager Vervanging Zaaksysteem

Zaakgericht werken is een belangrijke pijler van onze dienstverlening, met bewezen meerwaarde in processen die leiden tot producten of diensten voor inwoners en ondernemers, evenals processen die resulteren in archiefwaardige informatie. Zaakgericht werken combineert processen, mensen en applicaties, waaronder het zaaksysteem als een van die applicaties.

Het doel is te onderzoeken of het huidige zaaksysteem kan worden vervangen door een SAAS-applicatie die voldoet aan de Common Ground-principes en zich al heeft bewezen bij andere gemeenten.

Bij de vervanging van het huidige all-in-one zaaksysteem, dat tevens dient als CMS (Content Management Systeem), de MijnOmgeving en voor webformulieren, door een best-of-breed zaaksysteem in combinatie met taakspecifieke applicaties (TSA’s), hanteren we de volgende uitgangspunten:

• De dienstverlening aan burgers en ondernemers staat centraal.
• De dienstverlening moet ongehinderd doorgaan.
• Domeinen, afdelingen en medewerkers worden nauw betrokken.
• Gefaseerde en gecontroleerde uitfasering en vervanging zonder ‘big bang’-aanpak.
• Focus op functionaliteit en draagvlak bij gebruikers, niet op techniek.

Samen met de vakafdelingen bepalen we welke onderdelen van het huidige zaaksysteem beter kunnen worden overgezet naar taakspecifieke applicaties. We prioriteren tevens welke processen geschikt zijn voor zaakgericht werken en welke procesondersteuning nodig is.

Resultaatgebieden voor de komende fase:

1. Uitvoeren van een Proof of Concept met de beste kandidaat uit de marktverkenning.
2. Verwerving van een nieuw zaaksysteem (contractvorming).
3. Selecteren en (indien nodig) verwerven van de taak-specifieke applicaties.
4. Sturen van de migratie/implementatie van de taakspecifieke applicaties en het nieuwe zaaksysteem voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer.
5. Aansturen van deelprojecten en deelprojectleiders onder de paraplu van de vervanging.
6. Betrekken van relevante stakeholders zoals proceseigenaren, gebruikersgroepen, Enterprise Architect, CISO, FG en beleidsadviseurs voor naleving van enterprise- en I-architectuur, i-beleid, beveiligingsbeleid en de AVG.
7. Onderhouden van nauwe contacten met de opdrachtgever (CIO), projectstuurgroep (i-Board), gebruikersorganisatie en andere belanghebbenden.

De opdracht loopt tot en met 19 december 2025, met de mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor de afloop van de opdracht besproken; de exacte duur is nog onbekend.