Projectmanagement

Om de drie teams zo goed mogelijk hun werk te kunnen laten doen, worden zij gefaciliteerd door een programmasecretaris en een Projectmanagement Officer (PMO-er). De voorliggende opdracht betreft de rol van PMO-er. Deze persoon fungeert als spin in het web voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau. Daarbij horen de volgende doelen:

• Fungeren als ‘spin in het web’ voor de projecten, programma’s en teams van het Ketenbureau.
• Bewaken/signalen van onderlinge samenhang.
• Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De PMO-er voert vanuit de bovengenoemde opdracht de volgende taken en werkzaamheden uit:

• Het bieden van inhoudelijke en administratieve ondersteuning ten behoeve van de stuurgroep i-Sociaal Domein.
• Het voeren van het secretariaat van het regioteam Ketenbureau.
• Notuleren bij (ook complexe en/of bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten.
• Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig).
• Het beheer van de contactendatabase.
• Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten en samenwerkingskansen binnen de context van de programma’s en projecten.
• Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.
• Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma- en projectplanningen en het actualiseren daarvan.
• Bijdragen aan de totstandkoming van rapportages.
• Bewaken van overzicht van de beschikbare producten en diensten die kunnen worden ingezet in de regio’s.
• Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates.
• Agenda- en mailboxbeheer.

Resultaat van de opdracht

Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de programma’s, projecten en teams binnen het Ketenbureau. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van deze programma’s, projecten en teams. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en zorg gedragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken. Je hebt zorg gedragen voor agendabeheer voor een of meerdere projectleiders, implementatiecoaches en/of programmamanagers binnen het Ketenbureau. Daarmee heb je regio’s, aanbieders en gemeenten efficiënt en effectief in staat gesteld hun administratieve lasten te verlichten, het inkoop- en aanbestedingsproces te verbeteren en gegevensuitwisseling en partnerschap in de Jeugdzorg en Wmo-keten te optimaliseren.