Projectleider uitrol Sharepoint

Binnen KVK is het programma Open op Orde ingericht om de informatiehuishouding op orde te brengen. Een belangrijk onderdeel van het programma is het op orde brengen van de informatiehuishouding in Microsoft Teams en netwerkschijven. Daarvoor is KVK van plan om de informatie gestructureerd in Sharepoint onder te brengen zodat enerzijds de medewerkers op een efficiënte wijze kunnen samenwerken en anderzijds de documenten juist opgeslagen en gearchiveerd worden. Daarvoor is in 2023 een pilot uitgevoerd. In 2024 start een project voor de uitrol bij 2 afdelingen. Hiermee willen we structuren ontwikkelen, processen opstellen en/of aanpassen en de applicatie op een uniforme wijze inrichten, die niet alleen geschikt voor deze twee afdelingen zullen zijn, maar ook herbruikbaar/ toepasbaar voor de rest van de organisatie.

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Je stelt een projectplan op gebaseerd op de resultaten en aanbevelingen van de pilot en biedt deze ter besluitvorming aan. Vervolgens behoort de uitvoering van het projectplan tot je verantwoordelijkheid.

Je werkt binnen het programma Open op Orde, werkt nauw samen met de betrokken afdelingen/Groups en het team Modern Workplace. Als projectleider met aantoonbare kennis van en ervaring in het technisch en functioneel opzetten van samenwerkings- en archiefomgevingen in een Microsoft 365 platform en SharePoint, werk je nauw samen met o.a. de adviseurs IHH, Privacy en Security, functioneel beheerders en proceseigenaren. Je bent een sparringpartner voor het Microsoft 365 team en bewaakt de kaders die vanuit de organisatie worden meegeven, bijvoorbeeld in relatie tot archiveringsbeleid.

Wat ga je doen?

‍Je geeft leiding aan dit project en richt je op de volgende werkzaamheden:

• Opstellen van een projectplan;
• Uitvoeren van de door de opdrachtgever vastgestelde opdracht en projectplan (Mogelijk vindt ook een data-migratie plaats);
• Inrichten en aansturen van een multidisciplinair project team;
• Aansturen van het Microsoft 365 beheerteam ten behoeve van de inrichting van de applicatie;
• Meenemen van de organisatie in de veranderingen die het project teweegbrengt;
• Adoptie door de gebruikers organisatie;
• Afstemmen van de uitrolstrategie met de gebruikers- en beheerorganisatie;
• Coördineren van de overdracht naar de beheerorganisatie van KVK;
• Het laten goedkeuren van inrichtingskeuzen door stakeholders zoals de CIO Office en de Privacy- en security officer.

Een projectteam moet nog ingericht worden. Je komt terecht bij het programmateam Open op Orde, waar nog meer projectmatige werkzaamheden (in een combinatie werkwijze met agile) plaatsvinden. Daar lever je ook een bijdrage aan afhankelijk van de planning en de voortgang van de programmawerkzaamheden. Je rapporteert aan de programmamanager. Je maakt deel uit het kernteam van het programma.