Projectleider Uitfaseren eDocs

Het in gebruik nemen van de generieke voorzieningen vindt plaats aan de hand van use cases, waarmee de gemeente een verbetering in dienstverlening of bedrijfsvoering wil realiseren. Naast de use cases die product- of dienstgeoriënteerd zijn, is een ander doel bestaande systemen langzaam aan afbouwen. Het eerste systeem wat daarvoor in aanmerking komt is het DMS systeem – eDocs. In eDocs zijn meerdere producten en diensten ondergebracht ten behoeve van de archivering. eDocs is geen zaaksysteem en de opslag van de gegevens is dossiergericht.

De gemeente heeft tot doel om een generiek zaakafhandelproces in te richten dat als basis dient om de transitie van oud naar nieuw te maken. In 2026 wil de gemeente een eerste uitrol van dit proces vormgeven, waarna dit als voorbeeld kan dienen voor de uitrol van vervolgprocessen (zaaktypen). Daar het omzetten van zaaktype voor zaaktype een omvangrijk proces is, is de gemeente op zoek naar een ervaren (deel)projectleider die het team kan ondersteunen. Het project is al gestart. De (deel)projectleider stapt op een rijdende trein.

Voor dit traject is een eigen projectteam opgezet met verschillende specialisten (procesadviseur, procesmodelleur, migratiespecialisten, informatiebeheer consulenten). Je werkt samen met de productowner processen en de projectmanager zaakgericht werken. We verwachten van de (deel)projectleider dat hij zelfstandig werkt en een hands-on mentaliteit heeft gericht op het aansturen en stellen van prioriteiten aan het team. Hoewel migratie onderdeel uitmaakt van dit traject, is hiervoor een separate projectleider verantwoordelijk. De (deel)projectleider kent het concept van zaakgericht werken en heeft dit bij meerdere opdrachtgevers vormgegeven.

Resultaten

• Vormgeven van een eerste uitrol van een product/dienst uit het huidige DMS naar het zaakplatform (Common Ground)
• Opstellen van een plan van aanpak voor het implementeren van vervolgprocessen

Doelstelling

• Een eerste team/afdeling werkt met de generieke voorzieningen voor zaakgericht werken
• Vastgesteld plan van aanpak voor het volledig uitfaseren van eDocs

Werkzaamheden

• Checklists en sjablonen t.b.v. de uitrol van eDocs
• Opzet autorisatiemodel

Team

Voor dit traject is een eigen projectteam opgezet met verschillende specialisten (procesadviseur, procesmodelleur, migratiespecialisten, informatiebeheer consulenten). Je werkt samen met de productowner processen en de projectmanager zaakgericht werken.