Projectleider Document Management Systeem

Achtergrond

SamenTwente wil haar documentbeheer professioneler en meer toekomstbestendig maken. De organisatie werkt met een groeiende hoeveelheid ongestructureerde documenten die steeds vluchtiger én kritischer worden binnen haar dagelijkse dienstverlening. Dit vraagt om een slimmer, consistenter en gebruiksvriendelijker ingericht documentmanagementsysteem dat medewerkers ondersteunt. Hierbij moet de inrichting structureel voldoen aan relevante wet- en regelgeving, vindbaarheid en kwaliteit zodat ongestructureerde gegevens niet alleen efficiënt maar ook aantoonbaar compliant zijn.

Doel van de opdracht

Ontwikkel en implementeer een systeem voor documentmanagement (DMS) binnen SamenTwente die:

• De gehele document- en informatie-levenscyclus ondersteunt (concept, samenwerking, vaststelling, publicatie, archivering
• Aansluit op de werkomgeving en bestaande processen binnen de organisatie (M365/ SharePoint)
• Onderscheid maakt tussen dagelijks werkmateriaal (concepten, notities) en officiële, vastgestelde documenten
• Integreert met de archieffunctie en informatiebeheerprocessen
• Voldoet aan de geldende compliance-eisen van SamenTwente

De opdracht is resultaatgericht en de zelfstandige professional bepaalt zelf de werkwijze, planning en aanpak om tot de benodigde resultaten te komen.

Resultaten

• Visie en ontwerpdocument DMS:
  • Beschrijving van de gewenste inrichting van het beheer, de levenscyclus, de classificatie en het eigenaarschap van ongestructureerde data
  • Aangesloten op de belangrijkste processen binnen de organisatie
  • In overeenstemming met geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging en organisatie, zoals BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet
• Functioneel ontwerp DMS:
  • Beschrijving van de functionele en procesmatige inrichting binnen (of in samenwerking met) SharePoint of een aanvullende oplossing
  • Richtlijnen voor metadata, versiebeheer, vaststelling en publicatie
  • Integratie van archivering via Informatiebeheer
• Ontwerp en inrichtingsplan voor een kwaliteits- en beleidsdocumenthandboek met aansluiting op DMS-oplossing
  • Beschrijving van DMS-Governance en het documentbeheerproces
  • Implementatie- en adoptieplan

De opdracht kent een duidelijke looptijd en is tijdelijk van aard. Er is geen sprake van een hiërarchische aansturing; SamenTwente beoordeelt de resultaten, niet de wijze waarop deze tot stand komen.