Projectleider Beheer Openbare Ruimte

Ben jij een strategische en gestructureerde professional met ervaring in Europese aanbestedingen en implementatietrajecten? Voor de volgende fase van ons project zoeken wij een projectleider die de aanbesteding en implementatie van een toekomstbestendig programma voor het beheer van openbare ruimte kan begeleiden.

• Het opstellen van een aanbestedingsstrategie die voldoet aan Europese richtlijnen;
• Het uitwerken van het Programma van Eisen (PvE) en de specificaties, in samenwerking met belanghebbenden;
• Het begeleiden van het volledige aanbestedingsproces, inclusief marktconsultaties, selectiefase, gunningsfase en contractonderhandelingen;
• De afstemming met juridische experts om te zorgen voor naleving van regelgeving;
• Het stakeholdermanagement om ervoor te zorgen dat wensen en eisen vanuit alle disciplines goed worden vertaald;
• Het begeleiden van de samenwerking tussen beleidsmakers, technische experts, operationele teams en andere betrokken disciplines binnen de organisatie om een succesvolle implementatie te garanderen;
• Het harmoniseren van processen voor het beheer van de openbare ruimte ter voorbereiding op de implementatie van het nieuwe beheerpakket;
• Het inventariseren van knelpunten in bestaande werkprocessen, zoals Civiele Techniek, Groenbeheer en Uitvoering, en ontwikkelen van passende oplossingsstrategieën;
• Het definiëren en implementeren van beleidskaders en richtlijnen die bijdragen aan een gestroomlijnde en effectieve werking van het beheerpakket;
• Het adviseren en faciliteren van expertise bij complexe vraagstukken en het bevorderen van eenduidige besluitvorming;
• Zorgdragen voor heldere communicatie en goede samenwerking tussen interne en externe stakeholders gedurende het harmonisatieproces, van beleid en werkprocessen, en aanbestedings- en implementatieproces van de nieuwe software;

Implementatiefase:

• Het coördineren van de technische implementatie, inclusief datamigratie en integratie met bestaande systemen zoals GIS en BGT;
• Het opzetten van een projectplan voor implementatie, inclusief duidelijke doelstellingen, mijlpalen en verantwoordelijkheden;
• Het tijdig begeleiden en opleiden van medewerkers in het gebruik van de nieuwe software;
• De bewaking van voortgang, budget, en kwaliteit tijdens de implementatie;
• Het zorgdragen voor een soepele overgang van het oude naar het nieuwe systeem, met minimale verstoring van de dagelijkse werkzaamheden.

Communicatie en change management:

• Het ontwikkelen van en uitvoering geven aan een communicatieplan om gebruikers en belanghebbenden tijdig te informeren en te betrekken;
• Het faciliteren van workshops en trainingen om betrokkenen mee te nemen in het proces;
• Het tijdig signaleren van eventuele weerstand en het realiseren van oplossingen om acceptatie te vergroten.

Evaluatie en borging:

• Het uitvoeren van een evaluatie na implementatie om te leren van het traject;
• Het waarborgen dat alle gekozen oplossingsrichtingen, zowel qua beleid, procesgang als software, toekomstbestendig zijn.

Wat is hierbij belangrijk?

Schakelen met en tussen beleid en uitvoering: het vraagt om goede samenwerking. Binnen ons team én daarbuiten. Het is vanzelfsprekend dat je collega’s opzoekt, helpt en om raad vraagt. Dat je op een respectvolle en collegiale manier samen projecten oppakt en dilemma’s bespreekt. En dat je er simpelweg voor elkaar bent als het nodig is. Jouw rol is niet die van ‘allesweter’, maar veel meer die van facilitator. Je zorgt dat alle expertise die nodig is om een vraagstuk op te lossen, vertegenwoordigd is. En dat we vervolgens met één mond spreken over de gekozen oplossing.

Je bent de verbindende schakel tussen het beleid en de uitvoering. Dit betekent dat je effectief communiceert met beleidsmakers, technische experts en operationele teams om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op één lijn zitten. Je faciliteert de samenwerking en zorgt ervoor dat de benodigde expertise beschikbaar is om vraagstukken op te lossen. Je bent niet alleen een leider, maar ook een teamspeler die het succes van het project centraal stelt.

Waarvoor sta jij aan de lat?

Jij stuurt het traject programmatisch aan, waarbij het verbinden van medewerkers, organisatie en leverancier(s) cruciaal is. Het traject heeft raakvlakken met disciplines buiten het ruimtelijk domein, zoals GEO-informatie en beheer BGT. Er kunnen consequenties zijn in deze disciplines, afhankelijk van keuzes in het beheer van de Openbare Ruimte. De ideale kandidaat heeft ervaring met grootschalige softwarevervanging, implementatie van software en applicaties, alsook expertise in Europese aanbestedingen en het opstellen en begeleiden van aanbestedingstrajecten. Kennis en ervaring binnen het ruimtelijk domein zijn vereist.

Verantwoordelijkheden

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de realisatie van zowel de harmonisatie van beleid en werkprocessen als de aanbesteding en de implementatie van een nieuwe softwaresysteem. Jouw focus ligt op het bewaken van de voortgang, het coördineren van betrokken partijen, het waarborgen van kwaliteit in alle fasen van het traject en de uiteindelijke succesvolle realisatie van hetgeen hiervoor onder opdrachtomschrijving is beschreven.

Scope

De scope blijft in eerste instantie gericht op disciplines zoals boombeheer, speelruimtebeheer, groenbeheer, wegbeheer, rioolbeheer, oppervlaktewaterbeheer, openbare verlichting, en de raakvlakken met GEO-informatie en beheer BGT. Het geselecteerde systeem dient uiteindelijk op gemeente brede schaal te worden toegepast.