Omschrijving
Voor onze organisatie zoeken wij een ervaren Projectleider voor de Europese aanbesteding én implementatie van een nieuw financieel systeem. De opdracht omvat de volledige voorbereiding, aanbesteding, gunning, implementatie én nazorg. Daarnaast speelt procesoptimalisatie een belangrijke rol: we willen onze financiële processen efficiënter, digitaler en toekomstbestendig inrichten.
De uitdaging ligt in het combineren van vervanging van het financieel systeem, verbetering van werkprocessen, en zorgvuldige inpassing binnen onze informatievoorziening en architectuur. Je werkt nauw samen met Financiën, I&A, inkoop, privacy/security en andere stakeholders.
Achtergrond
Onze huidige financiële applicatie voldoet niet meer aan de toekomstige eisen rondom digitalisering, procesgericht werken en integratie met andere gemeentelijke systemen. Met de aanschaf van een nieuw financieel systeem zetten we een belangrijke stap in het verbeteren van onze administratieve organisatie, financiële sturing en gegevenskwaliteit.
Werkzaamheden
Als Projectleider ben je verantwoordelijk voor het gehele traject:
- Fase 1: Voorbereiding & Aanbesteding
- Opstellen van het projectplan en organiseren van afstemming binnen projectgroep, stuurgroep, Financiën, ICT/I&A en andere gremia
- Inventariseren van wensen en eisen, vertalen naar een Programma van Eisen (PvE) en gewenste procesinrichting
- Voorbereiden en uitvoeren van marktconsultatie (indien van toepassing)
- Begeleiden van de aanbesteding, inclusief:
- nota’s van inlichtingen
- beoordeling van inschrijvingen
- advies voor gunning
- Zorgdragen dat alle aanbestedingsdocumenten conform Europese regelgeving tijdig en volledig worden opgeleverd
- Fase 2: Implementatie
- Regie voeren op de implementatie samen met de gegunde leverancier
- Beoordelen en afstemmen van het implementatieplan
- Organiseren en begeleiden van testtrajecten, gegevensoverdracht en procesinrichting
- Coördineren van opleidingen en ondersteuning van gebruikers
- Zorgen voor een soepele ingebruikname van het nieuwe systeem
- Fase 3: Procesverbetering
- Uitwerken van verbeteringen in financiële processen (budgettering, rapportages, grootboek etc)
- Maximaal inzetten op digitalisering, standaardisatie en zaakgericht/procesgericht werken
- Bewaken van gegevenskwaliteit, informatieveiligheid en compliance (o.a. archivering volgens Archiefwet)
- Fase 4: Nazorg & Uitfasering huidige systeem
- Begeleiden van de stabilisatiefase
- Voorbereiden en uitvoeren van de uitfasering van het oude pakket
- Borgen van documentatie, beheerafspraken en overdracht
Contacten
Je werkt samen met
- Projectteam (Financiën, I&A, Inkoop, Functioneel Beheer)
- Stuurgroep
- Leveranciers en implementatiepartner
- Gebruikersgroepen binnen de organisatie
- Experts op het gebied van informatieveiligheid, privacy en architectuur
Verantwoordelijkheden
- End-to-end verantwoordelijkheid voor het aanbestedings- en implementatietraject
- Tijdige oplevering van alle documenten (PvE, projectplan, beoordeling, gunningsadvies)
- Leiding geven aan projectteam en werkgroepen
- Coördineren van communicatie en besluitvorming
- Signaleren van knelpunten, risico’s en afhankelijkheden
- Bewaken van projectscope, planning, budget en kwaliteit
- Zorgen voor aansluiting op de gemeentelijke informatiearchitectuur en op bestaande applicaties
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Projectleider met Europese aanbestedingen bij een gemeente
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het implementeren van financiële systemen bij een overheidsinstelling
- Aantoonbare werkervaring met het aanbesteden en implementeren van 3 verschillende financiële systemen bij een gemeente, deze systemen zijn expliciet benoemd in de werkervaring
- De kandidaat stelt zich voor in een korte persoonlijke motivatie, hoe de kandidaat een onafhankelijke positie waarborgt voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
- Communicatief sterk
- Resultaatgericht
- Pragmatisch en oplossingsgericht
- Teamspeler
- Politiek-bestuurlijk sensitief
- In staat om te schakelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met begeleiden van nazorg en uitfasering van een aanbesteding
- Aantoonbare werkervaring met optimaliseren en digitaliseren van processen binnen financiele afdeling bij een gemeente, dit is uitgewerkt met concrete voorbeelden welke resultaten hiermee zijn behaald
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente met informatievoorziening, architectuurprincipes en beveiligingskaders
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het implementeren van financiële systemen bij een overheidsinstelling
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.