Programma Management Officer (PMO)

Binnen Common Ground bestaat er een programmateam bestaande uit; de Programma-lead, 6 Track-leads, aangevuld met een aantal support rollen. Binnen dit programmateam zijn wij op zoek naar een Senior PMO, die ons onder andere gaat helpen om de verschillende processen te stroomlijnen, waaronder het opzetten van een structuur met gemeenten om de voortgang van de implementatie in beeld te brengen (nulmeting) en te monitoren via een BI-tool.

De beoogde PMO rol is een brede rol, waarbij je zowel een administratieve als organisatorische spil in het programma bent. Je kunt hierbij onder andere denken aan het regelen van (complexe) afspraken en bijeenkomsten, op orde houden van het budget en bewaken van de voortgang van acties. Daarnaast heeft de PMO een adviesrol richting team en programmamanager.

Jij zorgt voor structuur, bewaakt het overzicht, steekt je handen uit de mouwen en trekt op tijd aan de bel als er actie nodig is. Je zorgt er voor dat alle informatie en documentatie van het project in de projectadministratie wordt opgenomen en voor iedereen transparant beschikbaar is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• In beeld brengen van de Common Ground implementatie en deze monitoren via een BI-tool.
• Opstellen van (concept) voortgangsrapportages en waar mogelijk deze rapportages automatiseren (met behulp van data uit Jira).
• Bijhouden van de inhoudelijke projectadministratie en CRM voor de projecten.
• Financieel projectbeheer, waaronder het opvragen van offertes, checken van facturen en het voorbereiden van het bewaken van termijnen van de financiële projectverantwoording (samen met de programmamanager en het bedrijfsbureau).
• Bijdragen aan het actueel houden van de website.
• Organiseren, voorbereiden en vastleggen van projectteam-overleggen. Inclusief het opstellen van een planning van activiteiten en zorgen voor follow-up van afgesproken acties.
• Begeleiden van het team naar een Agile manier van werken.
• Verslagleggen van de vergaderingen van de Common Ground Board.
• Algemeen contactpunt voor de projectleden inclusief het regelen van agenda- en mailbeheer.

Resultaat van de opdracht

Als resultaat van de opdracht kan gesteld worden dat de processen binnen het programma management vlekkeloos verlopen. Jij weet deze processen in de juiste banen te leiden.