Medewerker Verbijzonderde Interne Controle

De gemeente Zeist wil uitvoering geven aan de verbijzonderde interne controle (VIC) die gebaseerd is op een nagenoeg volledig geïmplementeerd ‘Three Lines Model’ waarbij interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd in de 1e en 2e lijn, zodat de VIC hiervan als 3e lijn gebruik kan maken bij het vormen van een onafhankelijk oordeel. Voor een deel van de processen is de 2e lijn nog niet op orde. Vanwege het vertrek van de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC-werkzaamheden ontstaat er een knelpunt. De opdracht bestaat uit onder andere uit het afronden van de Q4 2025 controles, de controles voor het jaarwerk, de SISA verantwoording over 2025 en de start van de controlewerkzaamheden over Q1 2026. Daarnaast maken twee IT audits op twee nieuwe systemen (CLO en burgerzaken) onderdeel uit van deze opdracht. Alle werkzaamheden maken onderdeel uit van verplichte rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Naast de beschreven werkzaamheden zorgt de in te huren medewerker voor instructie en begeleiding/nazorg van medewerkers in de 1e en 2e lijn m.b.t. werkzaamheden, kwaliteit en vastlegging die van belang is voor de interne controle. Op deze wijze ontstaat, op termijn, de noodzakelijke verschuiving van werkzaamheden van de 3e lijn naar de 1e en 2e lijn. Eén van de strategisch controllers is het aanspreekpunt voor de uitvoering van de opdracht.

We hebben de processen die beoordeeld moeten worden goed in beeld. Van ieder proces zijn de volgende zaken beschikbaar:

• procesbeschrijvingen (op hoofdlijnen)
• risico inventarisaties met beheersmaatregelen
• checklists
• controlememoranda van dit en voorgaande jaren

We werken vanuit een door het college vastgesteld Intern Controleplan.

Taken

• Toetsen opzet- en bestaan processen, waaronder actualisatie risico’s en beheersmaatregelen
• Werking toetsen door systeem- en gegevensgerichte controles
• Verantwoorden bevindingen via het opstellen van controlememoranda
• Actieve signalering en bespreekbaar maken kansen/mogelijkheden/noodzaak voor verbetering van de interne beheersing
• Instructie en begeleiding/nazorg van medewerkers in de 1e en 2e lijn m.b.t. werkzaamheden, kwaliteit en vastlegging die van belang is voor de interne controle (in afstemming met de coördinator VIC)
• Uitvoeren van de spendanalyse
• Toetsen en beoordelen SISA verantwoordingen
• Toetsen en beoordelen specifieke deelverklaringen
• Vragen beantwoorden van de organisatie en de accountant
• Uitvoering geven aan twee IT audits van nieuw in gebruik genomen systemen

Achtergrond team

Het team Control bestaat uit (strategisch) controllers, waarbij de coördinatie van de VIC is belegd bij één van hen. Aansturing van het team is belegd bij de manager Control, tevens concerncontroller.