Omschrijving
Deze tijdelijke opdracht betreft administratieve ondersteuning bij de uitvoering van het volledige subsidieproces. De werkzaamheden omvatten alle administratieve stappen van aanvraag tot en met vaststelling en eventuele controles achteraf.
Elke administratieve processtap heeft zijn eigen kenmerken. Deze zijn vastgelegd in werkprocessen en werkinstructies, die tijdens de inwerkperiode worden toegelicht.
Er wordt gewerkt volgens vaste werkinstructies. Nauwkeurig en zorgvuldig werken is essentieel.
De werkzaamheden worden uitgevoerd in de applicatie Key2Subsidies en het zaaksysteem Roxit, met ondersteuning van Microsoft Word en Excel.
Een juiste en volledige administratieve verwerking is noodzakelijk voor een correct verloop van het subsidieproces en voorkomt vertraging in besluitvorming en afhandeling.
Werkzaamheden
- Administratieve verwerking van subsidieaanvragen
- Ondersteunen bij vervolgstappen in het subsidieproces (beoordeling, verlening, vaststelling)
- Verwerken van wijzigingen, aanvullende stukken en correspondentie
- Administratieve verwerking van verantwoordingen en controles achteraf
- Registreren en actualiseren van gegevens in de applicatie
- Bijhouden van overzichtslijsten in Microsoft Excel
- Afstemmen met teamleden, coördinator en betrokken collega’s binnen het subsidieproces
- Zorgdragen voor correcte, volledige en tijdige dossiervorming
Achtergrond Team
Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.
Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator
Eisen
- De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.)
- Beschikbaarheid op maandagen op locatie
- Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie
- Je herkent jezelf in de volgende competenties/vaardigheden:
- Gestructureerd en ordelijk werken
- Oog voor detail
- Zelfstandig kunnen werken binnen vastgestelde kaders
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Samenwerkingsgericht
- Plannings- en voortgangsbewust
- Stressbestendig bij piekbelasting
- Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met applicatie Key2Subsidies en het zaaksysteem Roxit
- Aantoonbare werkervaring met werken in teamverband, als mede in een digitale omgeving zoals Teams
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als administratief medewerker bij een gemeente
- Een afgeronde opleiding op MBO 3/ 4 niveau op juridisch of financieel gebied
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.