Lead consultant

Gemeente Katwijk heeft besloten om Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL) te implementeren om de efficiëntie en effectiviteit van hun projectbeheer te verbeteren. De eerste fase van de implementatie richt zich op de clusters Projecten Porgramma's en Opgaven (PPO),Planmatig beheer en GOV. In latere fases zal de uitrol plaatsvinden over de overige afdelingen.

Ter voorbereiding is een assessment sprint uitgevoerd en een plan van aanpak voor een implementatie opgesteld. Deze assessment sprint heeft geleid tot een gedetailleerd overzicht van de eisen en wensen van Gemeente Katwijk. Op basis van deze eisen en wensen is een plan van aanpak opgesteld dat de basis vormt voor de implementatie.

De doelstelling van de implementatie van POL is om de bedrijfsprocessen van Gemeente Katwijk te optimaliseren en te stroomlijnen. Dit omvat onder andere het verbeteren van de urenregistratie en capaciteitsplanning, financiën binnen projecten, kredieten en investeringen  en managementrapportages. Voor de urenregistratie wordt TIM Enterprise gebruikt, terwijl Key2Finance wordt ingezet voor de financiën. Vanuit POL zullen er koppelingen met deze systemen gemaakt worden om een naadloze werking te garanderen.

Gemeente Katwijk wil een omgeving op maat laten inrichten om aan de gebruikers te demonstreren hoe POL specifiek voor hun organisatie zal werken. Dit omvat het configureren van POL om te voldoen aan de unieke behoeften en processen van de gemeente. Een demo na het doorlopen van de Assessment Sprint heeft aangetoond dat dit mogelijk is.

De implementatie van POL vereist samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen, waaronder IT, financiën en projectadvies. Het project zal worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken stakeholders om ervoor te zorgen dat de implementatie soepel verloopt en aan alle eisen en verwachtingen wordt voldaan. 

Op te leveren projectresultaten:

Betrouwbare real-time managementinformatie

• POL genereert real-time dashboards met actuele gegevens over projectvoortgang, financiële status en capaciteitsgebruik.
• Binnen drie maanden na de livegang moet 95% van de managementinformatie op basis van POL gegenereerd worden, zonder aanvullende handmatige correcties.
• Dit sluit aan bij de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie binnen de organisatie.
• De implementatie van POL omvat een meerfasige uitrol en testfase om de real-time gegevens nauwkeurig te maken.
• Dit moet bereikt worden binnen drie maanden na de livegang in mei 2025.

Efficiëntie in urenregistratie

• POL zorgt ervoor dat geboekte uren automatisch worden geëxporteerd naar TIM, wat dubbele invoer voorkomt.
• 100% van de geboekte uren moet zonder dubbele invoer in zowel POL als TIM beschikbaar zijn.
• Dit verlaagt handmatige inspanningen en reduceert invoerfouten, wat efficiëntie verhoogt.
• Het systeem ondersteunt automatische koppelingen naar de bronapplicaties TIM en Key2.
• Dit resultaat moet bij de livegang in mei 2025 gerealiseerd zijn.

Tijdsbesparing bij rapportages

• POL reduceert de tijd die nodig is voor het opstellen van rapportages door geautomatiseerde en gestroomlijnde gegevensverzameling.
• Na implementatie moet de tijd die besteed wordt aan het opstellen van kwartaalrapportages met 30% verminderen ten opzichte van de huidige situatie.
• De tijdsbesparing maakt het voor medewerkers mogelijk zich te richten op andere kwalitatieve taken, wat door de organisatie wordt ondersteund.
• Gezien de huidige tijdsbelasting bij handmatige rapportage is deze reductie haalbaar met een geautomatiseerd systeem.
• Dit moet binnen zes maanden na de livegang in mei 2025 meetbaar zijn.

Verbeterde verantwoordelijkheid en eigenaarschap

• POL legt eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor projecten vast door middel van logging.
• Binnen zes maanden moet in minimaal 90% van de projecten eigenaarschap correct en volledig geregistreerd zijn.
• Het vergroot de transparantie en bevordert teamproductiviteit, wat breed geaccepteerd is.
• Door training van key-users en duidelijke procedures is dit een haalbaar resultaat.
• Dit moet binnen zes maanden na implementatie in december 2025 gerealiseerd zijn.

Verantwoordelijkheden

De lead consultant houdt zich bezig met de inrichting en implementatie van Microsoft Dynamics Project Operations Lite (POL). Deze rol combineert technische expertise, projectmanagementvaardigheden en verandermanagement. De specifieke verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Vereistenanalyse en configuratie: Samenwerken met de klant om bedrijfsprocessen, behoeften en doelen te begrijpen en de functionele en technische vereisten voor POL vast te stellen.
• Ontwerp van de oplossing: Ontwikkelen van een blauwdruk voor de implementatie van POL, inclusief integratie met bestaande systemen en processen.
• Technische implementatie en integratie: Begeleiden van het technische implementatieteam bij installatie, configuratie, datamigratie en integratie van POL.
• Stakeholdermanagement: Regelmatig communiceren met interne en externe belanghebbenden om de voortgang van het project te waarborgen.
• Testen en kwaliteitsborging: Opzetten van uitgebreide testprocedures en coördineren van gebruikersacceptatietests (UAT).
• Opleiding en adoptie: Opstellen van trainingsplannen en faciliteren van trainingen voor eindgebruikers.
• Go-live en nazorg: Coördineren van activiteiten tijdens de go-live fase en bieden van nazorg na de implementatie.
• Projectmanagement: Beheren van het tijdschema, budget en middelen van het POL-project.
• Risicomanagement: Identificeren van mogelijke risico's en ontwikkelen van strategieën om deze te mitigeren.